휴대폰에서는 인쇄되는데 PC에서는 프린터가 오프라인이라면

휴대폰에서 방금 출력한 종이가 있는데 PC에는 ‘오프라인’이라고 뜬다. 이때는 프린터를 통째로 초기화하기보다 PC가 어느 네트워크에 연결됐고 어느 프린터 주소로 문서를 보내는지 확인하는 편이 낫다. 프린터의 무선 표시등이 켜졌다는 사실과 Windows에서 그 프린터에 문서를 보낼 수 있다는 사실은 같지 않다.

실제 HP 프린터 사용자들의 논의에도 iPhone에서는 인쇄되지만 Windows11에서는 오프라인이라는 댓글이 있다. 포트 설정을 바꿔 해결했다는 사람도, 같은 방법으로 해결하지 못했다는 사람도 있었다. 공유기를 통해 인쇄하는 Windows11 환경이라면 프린터의 네트워크 보고서와 Windows의 프린터 속성을 대조해 현재 주소가 일치하는지 확인할 수 있다. 다만 PC가 다른 네트워크에 접속한 상태라면 연결부터 맞춰야 한다.

휴대폰이 사용하는 연결부터 확인하기

휴대폰의 Wi-Fi 설정에서 현재 연결 이름을 본다. 집 공유기의 이름인지, 프린터가 제공하는 직접 연결 이름인지가 첫 단서다. Epson의 Wi-Fi Direct 설명처럼 직접 연결은 무선 공유기 없이도 기기와 프린터를 연결한다. 휴대폰이 이 방식으로 출력했다면 집 공유기를 통한 PC 인쇄까지 확인한 셈은 아니다.

예를 들어 휴대폰은 프린터의 직접 연결망에 있고 노트북은 집 공유기에 연결돼 있다고 하자. 휴대폰에서 문서가 나오더라도, 프린터가 집 공유기에 제대로 연결돼 있는지는 따로 봐야 한다. 공유기를 통한 인쇄를 복구하려면 프린터의 네트워크 메뉴에서 사용할 공유기 이름을 선택하고 연결을 마친다. 직접 연결의 암호와 공유기의 Wi-Fi 암호도 같은 것으로 가정하지 않는다.

반대로 휴대폰과 PC가 모두 같은 집 네트워크를 쓰고 있다면 PC의 접속과 등록 정보를 더 좁혀 볼 수 있다. Windows의 인쇄 창에서 선택한 장치가 실제 프린터인지도 확인한다. USB로 설치한 항목이나 예전에 만든 복사본이 여러 개라면 이름만 보고 새로 생긴 항목을 지우지 말고, 각 항목의 연결 정보를 먼저 기록한다.

다른 PC가 프린터를 공유해 주는 방식이라면 조사할 컴퓨터가 하나 더 있다. \\컴퓨터이름\공유이름으로 연결한 경우에는 그 공유 PC에 접근할 수 있어야 한다. Microsoft의 공유 프린터 안내는 호스트의 공유 설정·접속·인증을 확인한다. 회사가 관리하는 공유 프린터를 개인 판단으로 직접 IP 연결로 바꾸기보다 공유 이름과 오류를 담당자에게 전달한다.

인터넷은 되는데 프린터를 못 찾는 이유

노트북으로 웹사이트가 열린다고 프린터에도 접근할 수 있는 것은 아니다. 노트북이 휴대폰 핫스폿에 자동 연결됐거나 집 공유기의 게스트 네트워크를 사용하고 있을 수 있다. 프린터 화면이나 네트워크 보고서의 SSID, 즉 무선 네트워크 이름을 PC의 연결 이름과 대조한다. 잘못 연결됐다면 프린터가 사용하는 집·사무실 네트워크로 PC를 옮긴다.

같은 공유기를 사용해도 장치끼리 통신하지 못하도록 격리한 설정이 있을 수 있다. Epson은 Privacy Separator가 네트워크 인쇄를 막을 수 있다고 안내한다. 게스트용 접속을 일반 접속으로 바꾸거나, 관리자가 프린터와 PC 사이 통신을 허용해야 하는 경우다. 회사·공용망의 격리를 임의로 해제하는 대신 인쇄가 허용된 네트워크를 안내받는다.

공유기를 바꾼 뒤부터 안 된다면 프린터에 남은 옛 네트워크 설정부터 살핀다. 새 공유기에서 쓸 SSID와 암호로 다시 연결하고 연결 완료를 확인한다. 2.4GHz와 5GHz 이름이 따로 표시되면 프린터가 지원하는 대역을 모델 설명서에서 확인해 선택한다. 프린터가 지원하지 않는 대역에 연결하려는 문제와, 연결은 됐지만 PC에서 검색되지 않는 문제는 다음 조치가 다르다.

VPN을 켰을 때만 문제가 생기는지도 비교할 만하다. HP 커뮤니티의 연결 점검 문서는 VPN을 잠시 끊고 프린터 검색을 다시 시도하는 방법을 제시한다. 회사 규정상 허용되는 환경에서 비교하고, VPN 사용 중에만 실패하면 그 결과를 관리자에게 전달한다. 프린터를 찾기 위해 보안 프로그램을 계속 꺼 두는 방식으로 끝내지 않는다.

프린터의 현재 IP 주소로 접속해 본다

프린터의 조작부에서 네트워크 구성·상태 보고서를 출력하거나 연결 정보 화면을 연다. 메뉴와 버튼 조합은 모델마다 다르므로 설명서의 네트워크 보고서 항목을 이용한다. 여기서 현재 연결 상태와 IP 주소를 기록한다. IP는 이 네트워크에서 프린터가 사용하는 주소이며, Windows에 저장된 예전 값보다 지금 프린터가 보여 주는 값이 대조의 출발점이다.

Brother의 네트워크 인쇄 안내는 보고서에 주소가 모두 0으로 나오거나, 공유기·액세스 포인트를 쓰는 환경에서 169.254로 시작하는 주소가 나온다면 정상적인 네트워크 주소를 받았는지 확인하도록 한다. 이런 상태에서 Windows의 포트 이름만 바꿔서는 원하는 네트워크에 연결되지 않는다. 프린터의 무선 연결을 다시 설정한 뒤 보고서를 새로 확인한다.

관리용 웹페이지를 제공하는 모델이라면 PC의 브라우저 주소창에 보고서의 IP를 입력해 본다. 예를 들어 보고서가 192.168.0.45라고 표시한다면 그 주소를 사용한다. 이 숫자는 설명용 예시이므로 그대로 복사하지 않는다. 열린 화면에서 모델이 내 프린터와 맞는지도 확인한다. 다른 장치의 페이지가 열리면 그 주소로 포트를 설정하지 않는다.

프린터의 관리 화면이 열리면 PC가 그 장치의 웹 서비스에는 접근한다는 뜻이다. 이제 인쇄 포트나 드라이버를 조사할 이유가 생긴다. 반대로 화면이 안 열린다고 프린터 고장으로 단정할 수는 없다. 모델의 웹 관리 지원 여부, 주소, 네트워크 격리와 접속 제한을 확인한다. HP의 점검 문서도 ping 응답이 없다는 사실만으로 오프라인을 확정하지 않는다. 네트워크에서 해당 응답을 차단할 수 있기 때문이다.

Windows에 이전 주소가 남아 있을 때

설정→Bluetooth 및 장치→프린터 및 스캐너에서 사용할 프린터를 고르고 프린터 속성을 연다. 기존 드라이버의 속성 창에 포트 탭이 있다면 선택된 포트의 주소를 현재 프린터 주소와 대조한다. 예를 들어 프린터 보고서에는 192.168.0.45인데 PC가 192.168.0.88로 보내도록 돼 있다면 Windows가 현재 프린터와 다른 주소로 인쇄 작업을 보내는 것이다.

삼성전자서비스의 무선 인쇄 안내는 해당 모델을 SetIP로 검색한 뒤 드라이버의 TCP/IP 포트와 대조하도록 한다. 잘못된 포트라면 프린터 속성→포트→포트 추가→Standard TCP/IP Port→새 포트에서 현재 IP 주소로 추가한다. Brother도 해당 Windows 드라이버에서 같은 순서로 새 포트를 추가하고 적용한 뒤 출력하도록 안내한다. SetIP는 삼성 제품용 절차이며 다른 제조사에는 해당 모델의 도구를 사용한다.

포트 추가 버튼이 비활성화돼 있으면 관리자 권한이 필요한지 확인한다. 새 포트를 만들다가 ‘추가 포트 정보 필요’처럼 장치를 찾지 못했다는 안내가 나오면, 포트 항목이 생겼다는 사실만으로 연결을 끝냈다고 보지 않는다. Brother는 이 경우 컴퓨터와 프린터의 통신을 다시 점검하도록 한다. 기존 포트와 주소는 수정 전에 기록해 두면 변경 전 상태를 확인하기 쉽다.

포트 탭이나 해당 드라이버가 없는 환경에서는 Windows의 프린터 추가 절차를 따른다. 프린터 및 스캐너의 장치 추가로 검색하고, 나타나지 않으면 수동 추가 안내로 이어간다. 일부 ARM PC에서는 제조사 설치기로 추가가 안 되는 문제가 있어 Microsoft가 Windows 설정을 통한 설치 또는 제조사의 별도 안내를 권한다. 포트가 WSD라는 이름을 쓴다는 이유만으로 모든 실패를 같은 원인으로 처리하지 않는다.

고친 주소가 다시 바뀌지 않게 하려면

현재 주소로 고쳤을 때는 출력되는데 다음날 다시 실패한다면 새 네트워크 보고서를 이전 기록과 비교한다. IP가 실제로 바뀌었다면 PC의 등록 주소도 다시 맞지 않을 수 있다. 공유기가 주소를 자동 배정하는 DHCP를 쓰는 환경에서는 프린터에 같은 주소를 계속 배정하도록 예약하는 방법이 있다.

TP-Link의 주소 예약 안내에서는 관리 화면의 Advanced→Network→DHCP Server→Address Reservation에서 장치의 MAC 주소와 예약할 IP를 등록한다. MAC 주소는 프린터의 네트워크 장치를 식별하는 값으로, 모델 이름과 다르다. 사용할 주소는 해당 네트워크에 맞고 다른 예약과 겹치지 않아야 한다. 항목을 활성화하고 재시작 등 모델별 적용 절차까지 마친 뒤 프린터가 실제로 받은 주소를 다시 확인한다.

공유기에서 주소를 예약하면 DHCP로 주소를 받는 프린터에 공유기가 정해 둔 주소를 배정한다. 프린터 자체에 수동으로 고정 주소를 입력하는 방법도 있지만, 이때는 주소 외의 네트워크 값까지 직접 맞춰야 한다. 예를 들어 삼성의 유선 모델 SL-M2620ND 안내는 다른 장치가 사용하지 않는 IP와 서브넷 마스크·게이트웨이를 입력하도록 한다. 자신의 모델에 맞는 설정 절차와 사용할 수 있는 주소를 확인한 뒤 적용한다.

회사 프린터라면 관리자가 정한 주소와 예약 정책을 따른다. 프린터의 주소를 바꾸면 기존 주소로 설치한 다른 PC도 영향을 받을 수 있다. 주소가 계속 같고 관리 페이지도 잘 열리는데 출력만 실패한다면 예약 설정을 반복할 이유가 없다. 그때는 Windows의 드라이버·대기열과 인쇄 통신을 조사한다.

테스트 페이지는 되는데 문서가 안 나올 때

연결이나 포트를 고친 뒤에는 프린터 속성의 일반→테스트 페이지 인쇄로 PC에서 한 장을 보낸다. Dell의 Windows 안내는 일반 ‘속성’이 아니라 ‘프린터 속성’을 열어야 이 버튼을 찾을 수 있다고 설명한다. 프린터 자체에서 뽑은 네트워크 보고서와 달리, 이 페이지는 Windows에서 보낸 작업이다.

테스트 페이지가 나오면 원래 쓰던 앱으로 돌아가 같은 프린터를 골라 문서 한 장을 출력한다. Windows 테스트는 되지만 특정 앱에서만 실패한다면 그 앱의 인쇄 대상과 문서 문제를 살핀다. Brother도 Word에서는 되는데 Chrome에서만 안 되는 상황을 앱 쪽 문제의 예로 든다. 이 결과를 확인한 뒤라면 공유기 재설정을 처음부터 반복하지 않아도 된다.

작업이 대기열에 남는다면 새 인쇄 버튼을 여러 번 누르기보다 선택한 프린터의 대기열에서 실패한 문서를 확인한다. Microsoft는 도움말 보기 앱의 프린터 문제 해결사와 대기열·재등록 점검을 제공한다. 취소가 끝나지 않는 작업과 통신이 안 되는 프린터는 조사할 부분이 다르므로, 스풀러를 비우는 방법을 모든 오프라인 증상에 먼저 적용하지 않는다.

지원을 요청할 때는 모델·Windows 버전, 프린터 보고서의 IP, PC의 접속 네트워크, 선택된 포트와 테스트 페이지 결과를 함께 전달한다. ‘휴대폰은 되고 PC는 안 된다’는 설명에 휴대폰이 일반 Wi-Fi인지 직접 연결인지까지 더하면, 담당자가 다른 연결을 성공 근거로 오해하지 않고 실패한 PC부터 살필 수 있다.