거래처에 보낼 엑셀 견적서, 원가표는 빼고 싶다면

견적서 앞에는 고객에게 보여 줄 금액이 있고, 뒤에는 매입 원가와 가격 계산이 들어 있다. 뒤쪽 시트를 숨긴 뒤 암호까지 설정하면 고객에게는 견적만 보일 것 같다. 하지만 시트 보호로 내부 원가의 열람을 안전하게 차단할 수는 없다. 외부에 공개하지 않을 데이터는 전달할 파일에서 제외하고, 필요한 견적 결과나 공개 가능한 계산만 따로 보내는 편이 목적에 맞는다.

Microsoft 커뮤니티의 실제 질문도 같은 지점에서 막혔다. 외부 에이전트에게 엑셀을 보내야 하는데, 일부 시트는 한 파일 안에 유지하면서 상대가 보지 못하게 하고 싶다는 내용이다. 작성자가 찾은 것은 파일 전체의 암호와 시트 편집을 막는 암호였다. 두 기능 모두 ‘일부 시트만 특정 사람에게 비공개’라는 요구와는 다르다.

시트 보호, 구조 보호, 파일 열기 암호

Microsoft의 보호·보안 안내는 워크시트 보호를 보안 기능으로 보지 않는다. 잠긴 셀을 수정하지 못하게 하는 기능이다. 계산식을 실수로 덮어쓰는 일을 줄일 수는 있지만, 파일을 받은 사람에게 내부 정보를 공개하지 않는 수단으로 삼을 수는 없다.

특히 ‘통합 문서 보호’라는 이름이 두 위치에 보여 혼동하기 쉽다. 검토 탭의 구조 보호를 켜면 숨기기 취소 같은 메뉴가 실제로 비활성화된다. 이 효과가 없는 것은 아니다. 다만 시트를 감춘 채 구조를 잠그는 동작을 파일 전체 암호화와 같은 것으로 해석하면 안 된다.

거래처가 수량 칸을 채워야 하는 양식이라면 수정 가능한 셀을 정하는 일이 먼저다. 반대로 그 거래처가 매입 원가를 알아서는 안 된다면 원가가 전달본에 들어가는지부터 바꿔야 한다. 하나는 입력 실수를 줄이는 작업이고, 다른 하나는 전달할 정보의 범위를 정하는 작업이다. 암호 입력창이 떴다는 사실만으로 두 목적이 모두 해결되지는 않는다.

탭을 숨겨도 견적 수식은 원가표를 사용한다

Excel의 숨기기 안내에 따르면 숨긴 워크시트의 데이터는 다른 시트와 통합 문서에서 계속 참조할 수 있다. 탭을 숨기면 화면은 간결해지지만, 계산에 쓰던 데이터가 파일 밖으로 빠지는 것은 아니다.

다음은 관계를 보여 주기 위한 가상의 견적이다. 원가 시트 B2에 매입 단가 80,000원, C2에 원가 대비 가산율 25%가 들어 있다. 견적 시트 C2의 공개 판매 단가는 =원가!B2*(1+원가!C2)로 계산해 100,000원이 된다. 수량 B2가 3이면 D2의 =B2*C2는 300,000원이다.

원가 탭을 숨겨도 이 계산 연결은 남는다. 고객에게 보이는 숫자는 100,000원이지만 그 숫자를 만들기 위한 매입 단가와 가산율을 같은 파일에 담아 보낸 셈이다. 그렇다고 원가 시트를 먼저 삭제하면 공개 단가를 계산하던 참조가 끊길 수 있다. 숨김을 지우기로 바꾸는 것만으로 견적 기능까지 유지되지는 않는다.

여기서 보내려는 결과를 정한다. 고객이 확정 금액을 읽고 발주만 하면 된다면 수식을 전달할 이유가 없다. 고객이 수량을 직접 바꾸고 합계를 계산해야 한다면, 공개 단가와 수량만으로 작동하는 새 계산식이면 충분하다. 내부 매입 가격을 알아야만 가능한 재계산이라면 그 계산은 내부에서 수행하고 새 견적 결과를 전달한다.

일반 숨기기 취소 목록에 탭이 없다는 것만으로 숨긴 시트가 전혀 없다고 결론 내리지도 않는다. Microsoft는 VBA로 설정된 VeryHidden 시트는 그 목록에 표시되지 않는다고 설명한다. 다른 사람이 만든 양식을 인계받았다면 화면에 보이는 탭 수와 실제로 전달할 데이터의 양을 같은 것으로 세지 않는다.

확정 견적은 결과값만 새 통합 문서에 옮긴다

확정된 가격을 보내는 경우에는 원본 견적 파일을 보존하고 새 빈 통합 문서를 만든다. 품목명·수량·공개 단가·합계처럼 상대에게 줄 범위만 골라 옮긴다. 원가가 섞인 열이나 내부 코멘트까지 포함해 시트 전체를 복제하는 방식은 피한다.

Excel 붙여넣기 옵션에서 기본 Ctrl+V는 수식·서식·메모 등도 가져온다. 계산 결과만 옮기려면 복사한 뒤 새 파일에서 홈 → 붙여넣기 → 값을 선택한다. Ctrl+Alt+V로 선택하여 붙여넣기를 열어 값을 고를 수도 있다. 값과 숫자 서식 옵션은 금액·날짜 등의 표시 형식까지 함께 옮긴다.

1. 원본에서 고객에게 공개할 품목과 금액 범위를 확정한다. 숨긴 내부 열이 그 범위에 섞여 있지 않은지도 살핀다.
2. 새 빈 통합 문서의 원하는 위치에 값으로 붙인다. 필요한 제목·통화·소수점·열 너비는 전달본에서 맞춘다.
3. 대표 금액 셀을 선택해 수식 입력줄에 원가 시트 참조 대신 숫자가 들어 있는지 확인한다.
4. 원본과 전달본의 품목 수·수량·단가·총액을 대조하고, 내부 원본과 구별되는 파일명으로 저장한다.

이 전달본에서 수량만 3에서 4로 고쳐도 합계 300,000원은 자동으로 400,000원이 되지 않는다. 값으로 바꾸는 순간 그 셀에는 계산식이 남지 않기 때문이다. 고객이 이런 변경을 해야 한다면 다음 절처럼 계산용 양식을 만들어야 한다. 읽기용 견적과 입력용 양식을 같은 결과물로 취급하면 고객이 잘못된 합계를 다시 보내올 수 있다.

협력자 5명의 자료를 합치려는 사용자 질문에서는 한 파일 안에서 각자 자기 시트만 보게 하려 했다. 이 요구도 전달본을 나누는 쪽으로 풀 수 있다. 내부 담당자는 전체 자료를 유지하고, 외부 상대마다 그 사람에게 공개할 데이터만 포함한 파일을 만든다. 단순히 탭 이름을 상대 이름으로 바꾸는 것으로 열람 대상이 나뉘지는 않는다.

수량은 입력하게 하고 공개 단가로만 계산한다

앞의 견적을 입력 양식으로 바꾼다면 새 파일에 수량 B2, 공개 단가 C2, 합계 D2를 만든다. C2에는 내부 수식 대신 이미 정한 100,000원을 넣고 D2에는 =B2*C2를 쓴다. 수량 3일 때 300,000원, 4일 때 400,000원이 된다. 이 계산에는 매입 단가 80,000원이나 내부 가산율이 필요하지 않다.

수량을 바꾸는 고객에게 단가까지 자유롭게 고치게 할 필요가 없다면 B2만 입력 칸으로 남긴다. 시트 보호의 Windows 절차는 편집할 셀의 잠금을 먼저 해제하고 시트를 보호하는 두 단계다. B2를 선택해 Ctrl+1 → 보호에서 잠금을 해제한 뒤, 검토 → 시트 보호에서 허용할 동작과 해제 암호를 정한다. C2와 D2는 잠긴 상태로 둔다.

전달본의 데이터 검사를 마친 뒤 보호를 최종 적용하고, B2의 수량은 바뀌며 D2의 수식은 덮어쓸 수 없는지 시험한다. 여전히 고객은 공개 단가 100,000원과 계산 결과를 볼 수 있다. 시트 보호가 수행한 일은 이 공개 양식의 입력 범위를 제한한 것이다. 감추려는 원가를 이 기능에 맡기지 않고 애초에 전달본에서 제외했기 때문에 두 목적이 충돌하지 않는다.

품목 행이 많은 양식은 실제 고객 작업도 시험한다. 예를 들어 필터가 필요하면 보호 전에 필터를 만들어 두고 기존 필터 사용을 허용한다. 잠긴 셀이 든 범위는 정렬 허용을 선택해도 정렬할 수 없다는 제약이 있다. 수량 한 칸을 바꾸는 시험만 하고 보내면, 고객이 품목을 정렬하는 순간 양식이 막힐 수 있다.

모든 내부 계산을 이 방식으로 공개 계산으로 옮길 수 있는 것은 아니다. 고객 조건에 따라 비공개 매입표나 협상 규칙을 다시 조회해야 한다면, 고객에게 조건을 받아 내부에서 새 금액을 산출하는 흐름을 유지한다. 그 표를 숨겨 넣은 뒤 편집 암호만 거는 방식으로 돌아갈 필요는 없다.

문서 검사가 찾는 숨김 데이터와 자동으로 못 지우는 캐시

견적 화면에 원가표가 보이지 않아도 숨긴 열이나 품목 메모에 내부 자료가 남아 있을 수 있다. 원본은 보관하고 전달용 사본에서 문서 검사를 실행한다. Windows Excel의 파일 → 정보 → 문제 확인 → 문서 검사에서 검사할 항목을 선택한다. 어떤 내용인지 모르는 숨긴 시트가 발견되면 검사 창을 닫고 해당 시트를 표시해 내용을 읽는다. 메모도 전달본에서 확인하고, 고객에게 보내지 않을 자료를 제거한 뒤 다시 검사한다.

원가표가 발견됐다고 바로 삭제하면 그 표를 참조하던 판매 단가 수식도 깨질 수 있다. 먼저 전달본의 단가를 공개할 숫자로 바꾸고, 수량을 바꿨을 때 합계가 다시 계산되도록 만든다. 내부 자료를 제거한 뒤에도 같은 계산이 되는지 확인한다.

검사 창의 ‘모두 제거’는 모든 종류의 정보를 한 번에 지운다는 뜻이 아니다. 외부 링크나 포함된 개체처럼 발견해도 자동 제거하지 못하는 항목이 있다. 결과에 이런 항목이 남으면 무엇을 연결하거나 포함하고 있는지 확인해, 전달 목적에 맞는 값이나 정적 결과로 바꾼다.

피벗테이블로 만든 보고서에는 별도 문제가 있다. Microsoft의 캐시 안내는 피벗테이블·피벗차트·슬라이서 등의 데이터가 파일에 남을 수 있고 검사기가 이를 자동 제거하지 않는다고 설명한다. 원본 시트가 안 보인다는 사실만으로 피벗을 만드는 데 사용한 데이터까지 없어졌다고 판단할 수 없다.

고객이 월별 합계만 받으면 되는 보고서라면, 필요한 집계 결과를 새 파일에 값으로 옮기는 선택이 가능하다. 반대로 고객에게 피벗의 탐색·필터 기능까지 줘야 한다면 공개 가능한 원본 데이터로 보고서를 다시 구성한다. 결과값만 붙인 표에는 원래 피벗의 항목별 재집계 기능이 남지 않는다.

최종 내용은 화면에서도 읽는다. 품목 옆 메모에 내부 협상 메모를 적어 두었거나 머리글에 내부 담당자 이름을 넣었다면, 그 내용이 전달본에 필요한지 판단한다. 삭제 후에는 총액만 보지 말고 한두 품목의 단가와 수량도 다시 대조한다. 내부 정보를 덜어낸 과정에서 주문 내용까지 바뀌지 않았는지 보는 단계다.

파일 열기 암호는 완성된 전달본에 적용한다

전달본 전체를 암호가 있는 사람만 열게 하려면 파일 수준 암호화를 쓴다. Windows 데스크톱 Excel에서 파일 → 정보 → 통합 문서 보호 → 암호로 암호화를 선택하고 암호를 입력·재입력한다. 저장한 뒤 닫았다가 실제 보낼 파일을 다시 열어 암호 요청과 내용을 확인한다.

이때 고객에게 건네는 것은 그 파일의 열기 암호다. 고객 A에게는 첫 시트만, 고객 B에게는 둘째 시트만 보여 주는 암호가 아니다. 열람 범위가 다르면 그에 맞게 파일 내용부터 분리한다. 이미 원가를 제외한 전달본에 암호를 추가하는 순서라면, 암호를 받은 고객이 열어도 원가 시트가 함께 들어 있지 않다.

Microsoft는 잊어버린 암호를 찾아주지 못한다고 명시한다. 담당자가 바뀌어도 재발행할 수 있도록 내부 원본과 암호 보관 위치를 관리하고, 고객에게 잘못된 암호를 보내지 않았는지도 실제 전달본으로 확인한다. 원본 파일에만 암호를 걸고 메일에는 이전 사본을 첨부하는 실수를 막으려면 마지막 확인 대상이 메일에 붙일 바로 그 파일이어야 한다.