구글 드라이브 공유, 거래처에 필요한 파일만 열어 주려면

거래처에 제안서 한 개를 보내려면 그 파일에 상대의 이메일 주소를 추가하는 것으로 시작한다. 상대가 열지 못한다는 이유만으로 회사의 프로젝트 폴더 전체를 공유하거나 링크를 누구나 열도록 바꿀 필요는 없다. 먼저 받을 계정과 필요한 작업을 정하면, 원가표나 내부 검토 문서를 함께 열어 주지 않고도 제안서를 전달할 수 있다.

아래 절차는 PC 웹의 Google 드라이브 기준이다. 내 드라이브에서는 파일 소유자가 공유를 관리하지만, 조직의 공유 드라이브에서는 관리자가 정한 범위 안에서 외부인에게 자료를 전달한다.

제안서 한 파일을 보내는 순서

예를 들어 프로젝트 폴더 안에 제안서, 원가표, 내부 회의록이 함께 있다고 하자. 거래처가 읽을 것은 제안서이므로 그 파일을 선택한다. 폴더 안에 있다는 이유로 상위 폴더까지 상대에게 보여 줄 작업은 아니다. 상대에게는 초대를 받을 이메일 주소를 확인하고, 가능하면 문서를 열 때 사용하는 Google 계정의 주소를 받는다.

1. 드라이브에서 전달할 파일을 선택하고 공유를 연다.
2. 일반 액세스가 제한됨인지 확인한 뒤 사용자 입력란에 상대 이메일을 넣는다.
3. 읽기만 필요하면 뷰어, 문서에 의견을 남겨야 하면 댓글 작성자 등 필요한 역할을 선택한다.
4. 알림을 켜고 보내기를 누른다. 별도 메일이나 메신저로 전달할 때는 같은 파일의 링크를 복사해 붙인다.

이때 이메일 초대는 누구에게 권한을 줄지 정하고, 링크는 어떤 파일을 열지 알려 준다. 링크 복사만으로 특정 상대의 접근 권한이 생기는 것은 아니다. Google의 공유 안내도 사용자 지정과 일반 액세스를 나누어 설명한다.

전달 메일에는 “제안서 검토용이며 본문 수정 없이 댓글로 의견을 받는다”처럼 상대가 할 일을 함께 적는 편이 좋다. 같은 링크를 받더라도 읽기만 하면 되는지, 비용 항목을 직접 고쳐야 하는지 알 수 없으면 다시 권한을 요청하게 된다. 역할을 정할 때 이 작업을 먼저 합의하면 불필요한 편집 권한을 줄일 수 있다.

초대했는데도 액세스 요청이 오는 이유

수신자가 여러 Google 계정을 쓰면 초대 주소와 현재 로그인 주소가 어긋날 수 있다. 실제 사용자 질문에도 공유 링크가 원하는 보조 계정 대신 다른 계정으로 열리고, 계정을 바꾸면 드라이브 홈으로 돌아간다는 사례가 있다.

보낸 사람은 파일의 공유 창에서 초대한 이메일을 다시 읽고, 받는 사람은 Google 화면의 계정 메뉴에서 현재 주소를 확인한다. 두 주소가 다르면 초대받은 계정으로 전환한 뒤 원래 링크를 다시 연다. 드라이브 홈이 열렸다면 파일이 사라졌다고 판단하기 전에 받은 메일의 링크로 돌아간다. Google의 접근 오류 도움말도 공유받은 계정으로 로그인했는지 확인하도록 안내한다.

예를 들어 초대는 회사 주소로 보냈는데 상대가 개인 계정으로 액세스 요청을 했다면, 요청에 표시된 주소를 곧바로 승인하지 않는다. 회사 자료를 그 개인 계정에 주어도 되는지 상대와 합의하거나 회사 계정으로 다시 열도록 안내한다. 계정 전환만으로 해결될 문제에 다른 주소의 권한을 하나 더 만드는 일을 피할 수 있다.

주소가 일치해도 권한이 없는 상태라면 요청을 보내거나 소유자에게 직접 공유를 부탁해야 한다. 액세스 요청은 승인 완료 알림이 아니다. 담당자가 바쁘거나 공유가 조직 정책에 막혀 있으면 요청을 반복해도 파일은 열리지 않는다. 이때는 정확한 수신 주소와 오류 문구를 보내 담당자가 설정을 확인하게 한다.

의견을 받을 때와 함께 수정할 때

최종 제안서를 읽는 담당자와 초안의 일정표를 함께 고치는 실무자는 필요한 권한이 다르다. Google 문서로 만든 제안서를 예로 들면 다음처럼 나눌 수 있다. 파일 종류에 따라 댓글이나 제안 기능의 화면은 달라질 수 있다.

뷰어라고 해서 다운로드까지 자동으로 금지되는 것은 아니다. Google의 공유 도움말은 ‘액세스 수준 및 역할 이해’에서 보기·댓글·편집 역할을 설명하고, ‘다운로드 또는 복사 방지’에서 다운로드·복사·인쇄를 제한하는 설정을 안내한다. 화면에서 검토만 받으려면 파일 소유자가 공유 창의 설정을 열고, 다운로드·복사·인쇄를 허용할 사용자 역할의 체크박스를 조정한다.

반대로 납품한 PDF를 상대가 내려받아 사내 결재에 첨부해야 한다면 다운로드를 막는 설정이 업무를 가로막는다. 이 경우에는 뷰어로 원문 수정을 제한하되, PDF를 저장하는 데 필요한 다운로드는 허용하는 구성이 맞는다.

소유자 설정 외에 조직 정책이 동작을 막을 수도 있다. Google 문서·스프레드시트·프레젠테이션·Vids의 보안 제한 보기는 제한된 동작과 제한을 건 주체를 확인하는 데 쓰인다. 다운로드 버튼이 안 보인다는 말만 듣고 역할을 편집자로 올리기보다, 요청한 작업 자체가 허용되는지부터 확인한다.

링크가 전달되는 범위

제한된 파일의 링크를 거래처 담당자가 다른 동료에게 보내도, 그 동료에게 이미 권한이 없다면 링크만으로 열 수 없다. 새 검토자가 참여할 때마다 그 사람의 주소를 추가하거나 합의된 그룹에 권한을 주는 방식이다. 반면 일반 액세스를 ‘링크가 있는 모든 사용자’로 열면 링크를 전달받은 사람도 Google 로그인 없이 접근할 수 있다.

두 방식은 자료의 목적에 따라 쓸 자리가 다르다. 누구에게나 나눠 줄 제품 소개서는 링크가 재전달되어도 괜찮은 자료다. 특정 고객에게 제시한 견적서는 받는 사람을 지정하는 편이 목적에 맞는다. 상대가 못 연다는 한 가지 증상만으로 견적서까지 공개 링크로 바꾸면, 로그인 문제를 해결하는 대신 배포 대상을 바꿔 버린다.

회사 밖 검토자가 계속 늘어나는 프로젝트라면 담당자 한 명에게 초대할 주소를 취합해 달라고 요청할 수 있다. 자료를 공유한 뒤 누가 추가됐는지 추적할 사람이 있어야 협업이 끝났을 때 접근도 닫을 수 있다. 여러 명에게 보내기 편하다는 이유로 공개 링크를 고르는 것과, 공개 배포할 자료라서 고르는 것은 이후 관리가 다르다.

상위 폴더에 다른 자료가 들어 있다면

제안서 파일에서는 거래처 주소를 지웠는데 계속 열린다면 상위 폴더를 확인한다. 폴더를 공유하면 그 안의 항목에도 권한이 이어진다. 상위 폴더의 접근을 받은 사람을 파일 하나에서 더 낮은 권한으로 바꾸려 하면 폴더 권한을 관리하라는 안내가 나올 수 있다. 파일의 공유 창에 보이는 직접 초대 목록만으로 전체 접근 범위를 판단하면 이 경로를 놓친다.

처음 폴더를 구성한다면 ‘거래처 전달’ 폴더에는 전달할 제안서와 공개 가능한 일정만 넣고, 원가표·내부 회의록은 그 밖에 둔다. 거래처가 폴더를 열었을 때 보이는 항목이 그대로 전달 목록이 되도록 만드는 방식이다. 이후 새 파일을 그 안에 추가할 때도 거래처가 볼 자료인지 판단할 수 있어, 파일마다 예외를 계속 붙이는 것보다 운영이 단순하다.

기존 상위 폴더를 넓게 공유한 채 일부 하위 자료만 좁혀야 한다면 제한된 액세스 폴더를 사용할 수 있다. PC 웹에서 해당 폴더의 공유 창을 열고 설정에서 액세스 제한을 켠 다음, 돌아와 접근할 사용자를 관리한다. 내 드라이브에서는 폴더 소유자가, 조직의 공유 드라이브에서는 관리자가 이 제한을 설정할 수 있다. 내 드라이브 편집자는 권한 변경이 허용된 경우에 가능하다.

이 기능을 썼다고 폴더의 존재까지 항상 숨겨지는 것은 아니다. 상위 폴더에 접근하는 사람에게 이름이 흐리게 보이되 열리지 않을 수 있다. 또 그룹이나 일반 액세스로 권한이 남아 있으면 특정 사용자를 제외해도 다른 경로로 열릴 수 있다. 외부에 존재 자체를 알릴 필요가 없는 내부 자료라면 처음부터 거래처용 폴더와 분리하는 구성이 이해하기 쉽다.

조직의 공유 드라이브에 있는 자료는 드라이브 전체 회원으로 거래처를 추가하기 전에 특정 파일만 공유할 수 있는지 확인한다. 공유 드라이브의 접근 규칙은 비회원에게 특정 파일을 공유하는 방식도 설명한다. 다만 외부인·비회원 공유 제한이 걸려 있다면 개별 파일 설정만으로 이를 풀 수는 없다.

Gmail 없는 거래처와 회사의 외부 공유 제한

거래처 주소가 Gmail이 아니어도 Google 계정일 수 있다. Google은 기존 이메일 주소로 계정을 만드는 방식을 지원한다. 따라서 “Gmail 주소를 새로 만들어 달라”는 부탁보다 해당 회사 주소로 Google에 로그인하는지 먼저 확인하는 편이 정확하다. 회사 주소라는 이유만으로 Google 계정이 있다고 단정해서도 안 된다.

Google 계정이 없는 사람에게는 조직에서 허용한 경우 방문자 공유를 쓸 수 있다. 초대 메일에서 문서를 열면 이메일로 받은 PIN을 입력하는 방식이다. Google의 방문자 안내에 따르면 인증한 뒤 7일간 협업할 수 있고, 더 이용하려면 원래 초대 메일을 통해 다시 인증한다. 7일이 지났다는 이유로 공유 파일 자체가 사라지거나 영구적으로 만료되는 것은 아니다.

방문자 방식이 필요한 경우 상대에게 초대 메일을 보관하게 하고, 확인 코드를 받을 수 있는 주소를 정확히 입력한다. 회사 담당자의 메일을 다른 사람에게 전달하는 방식으로 사용자를 대신하지 않는다. 검토자가 바뀌었다면 새 담당자의 주소로 초대하는 편이 이후 권한 회수도 분명하다.

외부 공유 자체가 차단되어 있거나 허용된 회사 도메인만 초대할 수 있는 조직도 있다. 이는 Workspace 관리자의 외부 공유 설정에 따른다. 이런 상황에서는 파일 소유자가 다시 초대하거나 역할을 올려도 해결되지 않는다. 관리자에게 파일 링크, 수신 주소와 회사 도메인, 나타난 오류, 필요한 작업이 읽기인지 공동 편집인지를 전달하면 허용 가능한 경로를 확인할 수 있다.

전달 확인부터 공유 종료까지

보낸 사람의 계정으로 링크를 열어 보는 것은 수신자 시험을 대신하지 못한다. 소유자는 이미 권한이 있기 때문이다. 제한된 공유라면 상대가 초대받은 계정으로 문서를 열고, 실제로 필요한 댓글 작성이나 다운로드까지 가능한지 확인한다. 공개 배포용 파일이라면 로그인하지 않은 창에서 링크를 열어 보는 방법이 범위를 확인하는 데 도움이 된다. 반대로 제한된 파일이 로그아웃 상태에서 안 열리는 것은 의도한 결과다.

검토가 끝나면 제안서의 공유 창에서 거래처 담당자 이름 옆 메뉴를 열어 액세스 권한을 삭제하고 저장한다. 공개 링크를 사용했다면 일반 액세스도 제한됨으로 바꾼다. 그래도 상대가 열 수 있다면, 그 사람이 속한 그룹이나 공유받은 상위 폴더가 제안서 접근을 허용하는지 확인한다. 그룹·폴더를 관리하는 담당자와 거래처의 접근을 없앨 방법을 정하되, 같은 권한으로 일하는 다른 협업자까지 빠지는 변경인지 먼저 살핀다. 팀이 계속 사용할 제안서 원본은 남겨 둔다.

공유 드라이브의 외부 접근을 조직 설정으로 잠시 막은 경우에는 개별 권한이 남아 있을 수 있다. Google은 외부 공유를 다시 허용하면 기존 외부 사용자의 접근이 복구될 수 있다고 설명한다. 계약이 끝난 상대의 권한을 없앨 목적이라면 현재 막혀 있다는 상태만 확인하지 말고 실제 초대·회원 경로를 정리해야 한다.

접근을 끊어도 상대가 앞서 내려받은 제안서까지 회수되지는 않는다.