Google 문서에서 수정 제안만 받는 공유 방법

검토자가 고칠 문장을 직접 표시하게 하되 최종 반영은 내가 결정하려면 댓글 작성자로 공유한다. 제안을 적용할 담당자는 소유자나 편집자로 남긴다. 아래 절차는 PC 브라우저의 Google 문서와 내 드라이브 공유를 기준으로 한다.

댓글 작성자는 수정안을 내고, 편집자는 본문을 확정할 수 있다

Google의 현재 접근 권한 안내에서 댓글 작성자는 댓글과 수정 제안을 남길 수 있지만 파일 내용을 직접 바꿀 수 없다. 편집자는 본문을 바꾸고 제안을 적용하거나 거부할 수 있다. ‘댓글 작성자’라는 이름만 보고 문장 교정에는 편집자가 필요하다고 생각하면 검토자에게 최종 반영 권한까지 주게 된다.

맡길 일	공유 역할	문장 수정의 결과
완성된 문서를 읽기	뷰어	본문 수정·댓글·제안 불가
고칠 문장과 이유 보내기	댓글 작성자	제안으로 남기며 직접 반영하지 못함
문구를 직접 고치거나 교정안을 확정하기	편집자	직접 수정·제안 적용·거부 가능

예를 들어 행사 안내문을 작성자가 관리하고 외부 교정자가 읽는다면, 교정자는 댓글 작성자로 초대하면 된다. 작성자와 함께 날짜·문구를 확정할 동료는 편집자로 둘 수 있다. 다만 그 동료도 제안을 적용할 수 있으므로 ‘내가 마지막에 승인한다’는 업무 약속과 실제 권한을 함께 맞춰야 한다.

제안 모드는 편집 권한을 없애는 설정이 아니다. Google의 수정 제안 안내에 따라 편집자도 제안 모드를 선택해 교정안을 남길 수 있지만, 편집 역할 자체는 그대로다. 소유자가 자기 화면의 모드를 바꿔 두는 것과 상대를 댓글 작성자로 초대하는 것은 같은 작업이 아니다.

실제 사용자 질문에는 문서를 제안 모드로 열게 하면서 필요할 때는 편집으로 전환하게 하고 싶다는 요청도 있다. 이 요구는 직접 수정을 막고 싶은 경우와 다르다. 공동 작성자가 의식적으로 직접 수정할 수 있어야 한다면 편집 역할이 맞지만, 모든 교정안을 검토한 뒤 반영하려면 댓글 작성자가 맞다.

댓글 작성자로 초대해도 문장 자체를 고쳐 제안할 수 있다

먼저 문서 오른쪽 위의 공유를 열고 검토자가 사용할 계정을 넣는다. 역할을 댓글 작성자로 선택한 뒤 보낸다. 이미 편집자로 초대했다면 공유 목록에서 그 사람 옆 역할을 바꾸고 저장한다. 일반 액세스는 검토 대상이 정해진 문서라면 제한됨으로 두고, 필요한 계정을 지정하는 방식이 관리하기 쉽다. 메뉴와 공유 방식은 Google Drive 공유 안내에서 확인할 수 있다.

업무용 계정으로 초대했는데 상대가 개인 계정으로 링크를 열면 권한 요청 화면이 나올 수 있다. 초대를 다시 보내기 전에 상대가 연 계정과 공유 목록의 주소를 비교한다. 회사·학교에서 외부 공유를 제한한 경우에는 소유자가 역할을 바꾸는 것만으로 허용되지 않을 수 있다.

검토자는 고칠 텍스트를 선택하고 오른쪽 여백의 수정 제안을 누르거나, 오른쪽 위 모드 메뉴에서 제안을 선택한다. Google의 공동 작업 안내처럼 추가한 글자는 다른 색으로, 삭제를 제안한 글자는 취소선으로 표시된다. 원래 문장을 지워 다시 쓰는 동작도 이 모드에서는 수정 제안으로 남는다.

설명용으로 안내문에 ‘접수 마감은 금요일이다’라는 문장이 있다고 하자. 교정자가 마감 요일을 월요일로 바꾸려면 해당 단어를 선택해 수정안을 낸다. 작성자는 무엇을 지우고 무엇을 넣으려는지 문장 안에서 비교할 수 있다. 별도의 댓글에 문단 전체를 다시 붙여 놓고 어느 부분을 고치라는지 설명하는 수고가 줄어든다.

반면 날짜가 확정되지 않았다면 단어부터 바꾸기보다 해당 문장에 ‘담당 부서에서 마감일을 확정했나요?’라는 댓글을 남기는 편이 맞다. 수정할 답을 알고 있을 때는 제안을, 확인할 사실이 남았을 때는 질문을 쓰는 예다.

검토 요청도 ‘확인 부탁’으로 끝내기보다 할 일을 적으면 된다. 예를 들면 ‘문장 교정은 제안으로 남기고, 일정 확인이 필요한 곳에는 댓글을 달아 주세요. 최종 반영은 작성자가 처리합니다’라고 보낸다. 검토자가 문장 자체를 고쳐도 되는지, 댓글만 써야 하는지 다시 묻지 않게 하는 안내다.

상위 폴더의 편집 권한은 파일 하나에서 낮출 수 없다

개별 초대를 댓글 작성자로 바꿨는데 상대가 여전히 직접 수정할 수 있다면 그 문서가 들어 있는 폴더와 일반 액세스를 함께 본다. Google은 상위 폴더보다 하위 파일의 권한을 낮게 줄 수 없다고 설명한다. 팀 폴더 전체의 편집자인 사람을 그 안의 문서 하나에서만 댓글 작성자로 바꾸려 하면 폴더 권한을 변경하도록 안내한다.

그 사람이 팀 일정표는 계속 고쳐야 하고 이번 안내문에는 제안만 남겨야 한다면, 안내문을 따로 공유할 수 있는 폴더에 두면 된다. 소유자가 권한을 관리할 수 있는 별도 폴더로 옮기거나 제한된 액세스 폴더를 사용한다. 안내문은 댓글 작성자로 공유하고, 공동 작성이 필요한 일정표는 기존 팀 폴더에 남겨 편집을 이어 가게 한다.

제한된 액세스 공식 안내의 PC 웹 절차는 폴더를 오른쪽 클릭해 공유 → 공유 → 설정을 열고, 액세스 제한을 켠 다음 돌아와 필요한 사용자를 지정하는 방식이다. 내 드라이브에서는 폴더 소유자와 권한 변경이 허용된 편집자가 이를 관리한다. 공유 드라이브에서는 관리자 역할인 Manager가 설정하므로 개인 파일처럼 임의로 바꿀 수 있다고 가정하지 않는다.

이 기능을 직접 켜는 대상은 폴더다. 문서 하나만 따로 관리하려면 전용 폴더를 만들어 그 문서를 넣는다. 제한 후에도 접근 권한이 있는 사용자·그룹과 일반 액세스를 함께 읽는다. 제한 목록에 이름이 있어도 접근이 허용된 그룹에 속하거나 일반 액세스로 열 수 있는 경우가 있기 때문이다.

가령 교정 담당자가 ‘콘텐츠팀’ 그룹을 통해 편집 권한을 받았다면 개인 주소 옆의 역할만 보는 것으로는 충분하지 않다. 그룹 전체를 제한할지, 이번 문서의 위치와 공유 대상을 바꿀지 결정한다. 다른 문서의 업무를 중단시키지 않도록 변경할 폴더와 사람의 범위를 먼저 정하는 이유다.

설정을 마치면 검토자가 초대받은 계정으로 문서를 다시 열고 짧은 수정 제안 하나를 남겨 보게 한다. 작성자는 그 문장이 원문 옆에 제안으로 표시되는지 보고, 검토자는 제안 없이 본문을 직접 바꿀 수 없는지 확인한다. 여전히 직접 바꿀 수 있다면 공유 목록에서 그 계정의 개인 역할뿐 아니라 그룹과 일반 액세스의 편집 권한도 다시 찾는다.

댓글을 해결해도 그 안의 문장이 본문에 들어가지는 않는다

일반 댓글의 해결은 논의를 닫는 동작이다. Google의 댓글 안내는 댓글 답장·해결·다시 열기를 설명한다. 반면 문장에 표시된 수정 제안은 적용 또는 거부로 처리한다. 댓글창을 정리하는 일과 실제 문구를 확정하는 일을 같은 버튼으로 생각하면 검토가 끝났는데 본문은 그대로인 상황이 생긴다.

앞의 가상 안내문에서 ‘금요일을 월요일로 고쳐 주세요’라는 일반 댓글만 달렸다면, 댓글을 해결해도 날짜 단어가 자동으로 바뀌지는 않는다. 편집자가 직접 문구를 수정해야 한다. 월요일이라는 대체 텍스트가 수정 제안으로 표시됐다면, 그 제안의 적용 버튼을 눌러 반영한다. 처리한 뒤에는 댓글의 상태보다 본문에 적힌 요일을 읽는다.

제안을 하나씩 검토할 때는 변경 문구와 제안에 붙은 이유를 함께 읽는다. 날짜를 바꾸는 제안 옆에 ‘담당 부서 확인 전’이라는 말이 있으면 아직 확정할 수 없는 제안이다. 맞춤법 수정과 일정 변경이 같은 문서에 있다는 이유로 둘을 한꺼번에 적용할 필요는 없다.

수정안이 많으면 도구 → 제안된 수정 사항 검토에서 제안을 모두 반영한 모습을 미리 읽을 수 있다. 문장들이 자연스럽게 이어지는지 살핀 뒤 각 제안을 적용하거나 거부한다. 모두 반영하기로 결정했다면 ‘모두 적용’을 누른다. 미리보기만 닫으면 제안은 아직 대기 중이므로, 본문에 확정할 문장은 적용까지 마쳐야 한다. 메뉴와 처리 방법은 Google의 제안 검토 안내에 나와 있다.

댓글만 남길 수 있고 적용 버튼이 없다면 검토자에게 불필요하게 편집 권한을 주기 전에 최종 담당자가 누구인지 정한다. 교정자는 제안을 남기는 역할만으로 일을 마칠 수 있다. 작성자 대신 문구를 확정할 사람이 필요할 때 그 사람에게 편집 권한을 주면 된다.

제안 없이 직접 바뀐 문구는 이전 버전에서 찾는다

문장이 이미 직접 수정돼 제안으로 남아 있지 않다면 제안 거부로 되돌릴 대상이 없다. Google 문서의 버전 기록에서 변경 전 문구를 확인한다. 이전 버전을 열람하려면 편집 권한이 필요하므로 댓글 작성자에게 기록을 열어 복구하라고 맡기기보다 소유자나 편집자가 처리한다.

오른쪽 위 마지막 수정 아이콘을 열고 이전 버전을 선택한다. 필요한 버전의 더보기 → 사본 만들기를 이용하면 과거 상태를 별도 문서로 열 수 있다. 원본 전체를 되돌리기 전에 사본과 현재 문서를 비교해 필요한 문장만 복구할 수 있다.

예를 들어 어제 수정한 소개 문장은 되살리고 싶지만 오늘 추가한 장소 안내는 유지해야 한다고 하자. 어제 버전 전체를 복원하면 오늘 안내까지 포함해 현재 문서가 바뀐다. 이전 버전 사본에서 소개 문장을 찾아 현재 문서의 해당 부분만 고치는 편이 이 요구에 맞다. 반대로 잘못된 작업 직전으로 문서 전체를 돌려야 한다면 되돌아갈 버전을 읽은 뒤 ‘이 버전 복원’을 사용한다.

교정 시작 전 상태와 최종 반영 상태에는 버전 이름을 붙여 둘 수 있다. ‘검토 요청 전’, ‘일정 확인 후 최종’처럼 이름을 주면 나중에 비교할 시점을 찾기 쉽다. 다만 버전 기록에 이름을 붙이는 것은 앞으로의 직접 편집을 막는 권한 설정이 아니다. 잘못된 수정의 경로가 남아 있다면 공유 역할도 함께 바꿔야 한다.

검토가 끝난 문서에서 남길 권한과 보낼 파일

검토 마감 때는 적용할 제안을 처리하고, 아직 확인되지 않은 댓글의 결정을 마친 뒤 실제 본문을 읽는다. 예시 안내문이라면 제목·본문·마지막 신청 안내에 마감 요일이 서로 다르게 남아 있지 않은지 보는 식이다. 교정 카드 하나를 처리했다는 이유로 같은 정보가 쓰인 다른 문장까지 자동으로 맞아지는 것은 아니다.

이후에는 교정자가 계속 의견을 남겨야 하는지 정한다. 더 읽기만 하면 되는 사람은 공유에서 뷰어로 바꾸고, 참여가 끝나 문서를 열 필요도 없으면 접근 권한을 삭제한다. 상위 폴더나 그룹으로 받은 접근이 있다면 앞 절과 같은 범위에서 조정한다. 역할을 바꾸더라도 문서를 계속 확정할 담당자의 권한까지 없애지 않도록 대상 계정을 확인한다.

Word 파일로 넘길 때도 남은 제안을 확인한다. Google은 문서를 Microsoft Office 형식으로 변환하면 제안이 변경 내용 추적으로 이어진다고 안내한다. 미결 교정안을 상대가 이어서 검토해야 한다면 그 상태를 알리고 보낸다. 확정된 문장만 전달할 목적이라면 먼저 제안을 처리하고, 내보낸 파일에서도 실제 문구를 읽는다.

전달 메시지는 파일 상태를 구체적으로 적으면 된다. ‘월요일 마감으로 확정했고 제안을 반영한 최종본입니다’와 ‘마감일 제안은 미확정이며 담당 부서 확인이 필요합니다’는 받는 사람의 다음 일이 다르다. 파일 이름에 ‘최종’만 붙이는 것보다 무엇이 확정됐고 무엇이 남았는지 정확하게 전할 수 있다.