구글 캘린더 공유, 동료에게는 바쁜 시간만 보이게

동료에게 ‘한가함/바쁨’ 권한으로 공유한다

구글 캘린더에서 일정 이름을 숨기고 회의 가능한 시간만 알려 주려면, 해당 캘린더를 공유할 때 ‘한가함/바쁨 정보만 보기(세부정보는 숨김)’를 선택한다. 기본 공개 상태에서 ‘바쁨’으로 등록한 일정은 상대에게 바쁜 시간으로 표시된다. 이미 공유 중이라면 그 사람의 권한을 바꾸면 된다. 다만 캘린더의 다른 공유 설정과 개별 일정의 공개 상태가 결과를 바꿀 수 있다.

예를 들어 화요일 오후 2시에 고객 미팅, 4시에 개인 약속이 있는 상황을 생각해 보자. 동료는 두 시간대를 피해 회의를 제안하면 된다. 고객사 이름이나 약속 장소를 알아야 빈 시간을 찾을 수 있는 것은 아니다. 공유 요청을 받았을 때 ‘읽기만 가능하면 되겠지’ 하고 상세 열람을 주면, 이런 내용까지 함께 전달하게 된다.

1. 컴퓨터에서 Google Calendar를 열고 왼쪽 ‘내 캘린더’에서 공유할 캘린더를 찾는다.
2. 이름 옆 더보기에서 ‘설정 및 공유’를 연 뒤 ‘공유 대상’으로 이동한다.
3. 사람 또는 그룹의 이메일을 추가하고 한가함/바쁨 권한을 골라 보낸다. 기존 상대라면 이름 옆 권한 메뉴를 바꾼다.
4. 받는 사람은 공유 메일의 링크를 눌러 자신의 캘린더 목록에 추가한다.

이 순서는 Google의 캘린더 공유 안내를 따른다. 공유할 캘린더의 소유자이거나 공유 관리 권한이 있어야 한다. 휴대폰에서 일정을 수정하는 화면을 계속 찾기보다 컴퓨터의 캘린더 설정에서 시작하는 편이 경로가 명확하다.

여러 캘린더를 겹쳐 보는 사람은 이름부터 맞춘다. 업무 계정의 기본 캘린더를 공유하려는데 팀 프로젝트 캘린더의 설정을 바꾸면, 업무 약속을 적어 둔 쪽에는 원하는 권한이 적용되지 않는다. 상대가 받은 캘린더 이름과 실제 약속이 저장된 캘린더 이름을 같이 적어 보면 이런 착오를 찾기 쉽다.

한 사람의 권한을 낮춰도 공개·조직 공유는 남는다

동료의 개별 권한은 시간만 보도록 바꿨는데 제목이 그대로 보인다면 ‘일정의 액세스 권한’도 연다. 인터넷 공개, 조직 전체 공유, 특정 사람·그룹 공유가 각각 존재한다. 공식 권한 설명은 권한이 충돌할 때 더 넓은 접근이 우선한다고 명시한다.

가령 캘린더를 공개하면서 상세정보 열람을 허용했다면, 특정 동료에게만 free/busy를 지정해도 그 동료는 공개된 내용을 볼 수 있다. 개별 설정을 계속 낮추기보다 공개 설정에서 불필요한 범위를 닫아야 한다. 링크를 아는 몇 명에게만 보내려던 상황이었다면, 캘린더 전체를 공개할 이유가 있었는지부터 돌아볼 만하다.

회사 안에서도 비슷한 질문이 생긴다. 조직 전체에 상세정보가 열려 있는데 같은 조직의 동료 한 명에게 별도 제한을 걸었다면, 그 동료의 이메일 옆 설정만 보고 끝낼 수 없다. Workspace의 조직 공유 안내에 따라 조직 범위의 권한도 시간만 보기로 맞추거나, 필요 없는 조직 공유를 해제한다. 회사 정책 때문에 메뉴를 바꿀 수 없으면 관리자에게 대상 캘린더와 원하는 공유 범위를 전달한다.

여기서 ‘전체 공개’는 팀의 공유 주소를 편하게 만드는 기능으로 생각하면 곤란하다. 공개 캘린더는 웹사이트에 실릴 수 있고, 그 사이트가 검색되면 캘린더도 검색 결과를 통해 발견될 수 있다. 공개 캘린더 안내는 공개 상태에서도 시간만 보기와 세부정보 보기를 선택하도록 설명한다. 대상이 동료 몇 명이라면 이메일로 특정 사람을 추가하는 쪽이 의도한 대상과 맞는다.

반대로 상대가 제목을 봐야 하는데 ‘바쁨’만 보인다고 해서 곧바로 전체 공개로 바꿀 필요도 없다. 실제 사용자 질문에는 업무 기본 캘린더는 Busy만 보이고 같은 계정의 보조 캘린더는 상세정보가 보인다는 사례가 있다. 이 질문은 두 캘린더의 설정을 따로 볼 이유를 보여 준다. 댓글의 해결책을 모든 계정에 적용하기보다, 다음 단계에서 해당 일정 자체의 공개 상태를 살펴볼 수 있다.

일부 약속의 제목만 보이거나, 회의 수정을 맡겨야 한다면

동료에게 바쁜 시간만 보여 주되 팀 점심의 장소는 알려 주고 싶을 수 있다. 이때 점심 일정을 ‘공개’로 저장하면 캘린더를 공유받은 동료가 제목과 장소를 읽을 수 있다. 다른 약속은 시간 블록으로 보이는데 점심 일정만 자세히 보이는 이유다. ‘공개’는 이미 캘린더를 볼 수 있는 사람에게 그 일정의 내용을 보여 주는 설정이다. 공유하지 않은 캘린더 전체가 이 설정 하나로 인터넷에 공개되지는 않는다.

고객 미팅의 제목이 계속 보이는 경우에도 해당 일정을 열어 편집 화면의 공개 상태를 확인한다. 실수로 ‘공개’를 골랐다면 ‘기본 공개 상태’로 바꾸고 저장해 캘린더의 공유 설정을 따르게 할 수 있다. 동료에게 시간만 보기 권한을 주었고 더 넓은 공유도 없다면, 기본 공개 상태의 바쁜 일정은 제목 없이 시간 블록으로 보인다. 평소 업무 일정의 세부정보를 공유하는 동료에게 개인 약속 한 건만 숨기려는 경우에는 그 약속을 ‘비공개’로 저장한다.

동료가 일정을 읽는 데서 그치지 않고 회의 시간도 옮겨 줘야 한다면, 캘린더의 편집 권한도 함께 정해야 한다. 예를 들어 보조 담당자에게 고객 미팅 변경을 맡기면서 개인 약속은 숨기고 싶다면, 개인 약속을 비공개로 저장한 뒤 담당자에게 ‘변경(비공개 일정을 한가함/바쁨으로 보기)’ 권한을 준다. 담당자는 비공개가 아닌 고객 미팅을 수정할 수 있지만 개인 약속의 내용을 읽거나 고칠 수는 없다. ‘변경 후 일정 세부정보 확인’이나 ‘변경 및 공유 관리’ 권한을 주면 비공개 약속도 볼 수 있다. 이 경우에는 개인 약속을 비공개로 저장하는 것만으로 담당자에게 내용을 숨길 수 없다.

Google의 기본 캘린더 공개 상태 표에서도 비공개 약속을 공유받은 사람이 어디까지 볼 수 있는지 구별한다.

상대의 캘린더 권한	비공개로 지정한 일정
시간만 보기 또는 일정 세부정보 보기	내용을 숨긴다
변경(비공개 일정을 한가함/바쁨으로 보기)	비공개 내용·수정 권한을 주지 않는다
변경 후 일정 세부정보 확인, 또는 변경 및 공유 관리	비공개 내용도 볼 수 있다

개인 약속 때문에 회의를 받을 수 없는 시간이라면 그 약속의 ‘바쁨’ 표시도 유지해야 한다. 비공개 일정을 숨기는 편집 권한을 받은 담당자에게는 그 시간이 바쁜 블록으로 남는다. 같은 약속을 ‘한가함’으로 저장하면 담당자의 캘린더 그리드에서 사라져, 그 시간에 약속이 있다는 사실도 알 수 없게 된다. 비공개로 제목을 가리면서 바쁜 시간은 알려 줄 수 있으므로, 제목을 숨기려고 한가함으로 바꿀 필요는 없다.

인계를 마칠 때는 담당자가 고객 미팅을 옮길 수 있는지와 비공개 약속은 읽거나 수정할 수 없는지를 각각 확인한다. 실제 개인 약속의 내용을 보여 주며 시험할 필요는 없다. 아래 확인 절처럼 용도를 알 수 있는 시험 일정을 만들어 두면 맡긴 일과 부여한 권한이 맞는지 함께 확인할 수 있다.

초대된 일정은 참석자·회의실 캘린더에도 나타난다

누군가 제목을 읽었다면 어디서 보았는지도 물어야 한다. 내 캘린더를 구독해 본 사람과 해당 회의에 직접 초대받은 사람은 같은 상황이 아니다. 기본 공개 상태 일정은 참석자가 공유하는 캘린더나 예약한 회의실 캘린더를 통해서도 세부정보가 보일 수 있다. 비공개 일정도 참석자 초대·회의실 예약 시 시작·종료 시각이나 생성자 같은 일부 정보가 남을 수 있다.

따라서 ‘이 사람은 시간만 보기인데 회의명을 안다’는 말만으로 권한 설정이 고장 났다고 결론내릴 수 없다. 그 회의의 초대 메일을 받았는지, 회의실 예약표에서 보았는지, 내 캘린더를 열어 보았는지에 따라 조사할 곳이 달라진다. 동료에게 화면 전체를 보내 달라고 하기보다 캘린더 이름과 일정 하나의 표시 상태를 먼저 받아도 원인을 좁힐 수 있다.

회사 계정에서는 일반 동료를 대상으로 한 설정이 관리자에게도 같은 결과를 보장하지 않는다. Workspace 안내는 최고 관리자와 Google Meet 하드웨어 권한이 있는 관리자의 특별 접근을 설명한다. 개인별 숨김 설정만으로 회사 관리 권한까지 차단한다고 약속할 수 없다. 조직 관리자와 일반 공유 상대를 같은 테스트 대상에 넣으면 설정이 실패한 것처럼 해석할 수 있다.

팀 일정은 분리하고, 비밀 iCal 주소는 보내지 않는다

개인 캘린더에 팀의 모든 행사까지 넣고 여러 사람에게 수정 권한을 주다 보면 약속마다 공개 상태를 관리하는 일이 늘어난다. 고객 방문·팀 행사처럼 여러 사람이 수정할 일정이 많다면 팀 캘린더를 따로 만드는 방법이 있다. 개인 캘린더는 시간 조율에 필요한 범위로 공유하고, 팀 캘린더에는 공동으로 다룰 일정만 넣는 구성이다.

새 캘린더 생성은 브라우저의 ‘다른 캘린더’ 옆 추가 메뉴에서 시작한다. 이름과 설명을 넣고 생성한 다음 공유 대상을 지정한다. 예를 들어 ‘고객 방문 공동 일정’처럼 어떤 약속을 넣을지 이름에 드러내면 ‘업무 2’보다 저장할 대상을 고르기 쉽다. 같은 팀 이름을 쓰는 캘린더가 여러 개라면 담당자도 설명에 남길 수 있다.

새 캘린더를 만든 뒤에는 일정 입력 화면에서도 대상 캘린더를 선택한다. 공유 캘린더에 일정을 만드는 공식 절차는 저장 전에 캘린더 이름을 고르도록 되어 있다. 개인 약속이 팀 캘린더에 잘못 저장되면 개인 캘린더의 권한을 아무리 바꿔도 그 약속의 공유 범위는 해결되지 않는다. 색상만 보고 구분하기보다 저장된 캘린더 이름을 읽는 편이 확실하다.

상대가 Outlook이나 Apple Calendar로 보겠다고 하면 설정 화면의 주소를 아무거나 복사해서 보내기 쉽다. 이때 ‘iCal 형식의 비밀 주소’는 다른 사람에게 보낼 링크가 아니다. Google의 동기화 안내는 본인의 다른 앱에서 캘린더를 보는 용도로 설명하며, 타인에게 공유하지 말라고 명시한다. 실수로 보냈다면 재설정해 기존 주소를 무효화한다.

예를 들어 팀 채팅에 ‘제 캘린더 구독 주소’라는 이름으로 비밀 주소를 올렸다면, 그 메시지의 명칭을 바꾸는 것으로 처리가 끝나지 않는다. 주소를 재설정한 뒤 본인이 사용하던 연결도 새 주소로 맞춰야 한다. 상대에게 전달할 방법을 고를 때는 그 사람이 어떤 계정·앱으로 볼 것인지와 공개할 범위를 먼저 맞춘다. 비밀 주소를 시간만 보여 주는 공유 방식의 대체재로 쓰지 않는다.

받는 사람의 화면에서 제목과 시간 블록을 함께 본다

공유 설정을 저장한 뒤 소유자 화면에서 제목이 보이는 것은 테스트 결과가 아니다. 소유자는 자기 일정의 이름을 계속 읽을 수 있다. 확인에 동의한 일반 공유 상대에게 의미 없는 제목의 테스트 일정이 어떻게 보이는지 물어보는 편이 낫다. 비공개 내용 자체를 시험용 데이터로 복사할 필요는 없다.

처음에는 기본 공개 상태의 테스트 일정으로 시간만 보이는지 살피고, 편집 담당자에게는 비공개 일정의 수정 가능 여부까지 확인한다.

1. 대상 캘린더에 ‘공유 확인용’이라는 제목의 바쁜 시간 블록을 만든다. 기본 공개 상태를 사용하고 시험 상대는 참석자로 초대하지 않는다.
2. 상대가 공유받은 이메일 계정으로 해당 캘린더를 열게 한다. 기대한 시간 블록은 보이고 제목은 숨겨지는지 확인한다.
3. 제목이 남으면 개별 일정의 공개 상태, 캘린더의 공개·조직·그룹 공유, 그 사람에게 부여한 권한을 차례로 대조한다.
4. 편집을 맡긴 경우에는 별도의 비공개 테스트 일정도 확인한다. 상대가 내용을 보거나 수정할 수 있는 범위가 맡긴 일과 맞는지 본다.
5. 확인이 끝나면 테스트 일정을 삭제한다. 상대 계정과 확인한 캘린더 이름만 간단히 기록해 두면 이후 담당자가 바뀔 때 같은 대상을 다시 볼 수 있다.

협업을 끝낼 때는 공유 대상에서 그 사람이나 그룹을 제거한다. 공개 또는 조직 공유도 사용했다면 각각 해제해야 한다. 내 목록에서 캘린더를 숨기는 것은 상대의 접근을 끊는 조작이 아니다. 공개 캘린더를 비공개로 전환한 경우 Google은 보통 몇 분, 최대 4시간까지 반영에 걸릴 수 있다고 안내한다.