엑셀 파일을 덮어썼다, 저장 전 내용은 어디서 찾을까

복구할 수 있는지는 ‘저장’ 버튼을 눌렀는지보다 그 전에 저장된 사본이 남아 있는지에 달려 있다. 잘못 고친 파일도 정상적으로 열릴 수 있으므로, 파일을 다시 열었다는 것만으로 사라진 값이 돌아오지는 않는다. 반대로 자동 저장으로 실수가 반영됐더라도 클라우드에 과거 버전이 남아 있다면 그 내용을 다시 볼 수 있다.

현재 파일에도 살릴 자료가 있다. 수식을 지운 사실을 모르고 오늘 수량까지 입력했다면, 수식이 남아 있던 과거 파일로 돌아갈 때 오늘 수량은 빠질 수 있다. 따라서 복구를 시작할 때는 현재 파일을 다른 이름으로 보관하고, 과거 사본에서 무엇을 가져올지 판단하는 편이 좋다. 아래 메뉴는 Windows 11의 Microsoft 365용 Excel을 중심으로 설명한다.

바탕 화면에 보인다는 것만으로는 저장 장소를 알 수 없다

먼저 Excel에서 열고 있던 파일의 위치를 확인한다. 파일 이름을 누르거나 파일 → 정보에서 경로를 보고, OneDrive나 회사 SharePoint에 있던 원본인지 PC의 별도 폴더에 있던 사본인지 살핀다. 같은 이름의 파일이 메일 첨부본, 다운로드 폴더, 회사 공유 폴더에 각각 있을 수 있다. 복구할 대상은 그중 실제로 수정한 파일이다.

Microsoft 365의 버전 기록은 OneDrive나 SharePoint in Microsoft 365에 저장된 파일에서 제공된다. Excel에 회사 계정으로 로그인했다는 사실만으로 로컬 파일에도 그 기록이 생기는 것은 아니다. 바탕 화면이나 문서 폴더가 OneDrive에 연결돼 있다면, 브라우저의 OneDrive에서도 같은 파일을 찾아 경로와 최근 내용을 대조할 수 있다.

현재 파일은 파일 → 복사본 저장으로 다른 이름의 파일을 만들어 보관한다. 로컬 파일에서 ‘다른 이름으로 저장’이 보이면 그 메뉴를 쓴다. 예를 들어 지금 상태는 단가표_복구전.xlsx로, 나중에 찾은 과거 사본은 단가표_이전자료.xlsx로 구별해 둔다. 파일 형식은 원래대로 유지한다. 원본 이름만 바꾸는 것이 아니라 사본을 만들어야 비교 중 다시 잘못 저장해도 참고할 파일이 남는다.

버전 기록에서는 복원하기 전에 내용을 열어 본다

사본을 저장한 뒤에는 원래 작업하던 클라우드 파일로 돌아가 Excel 창 위의 파일 이름 → 버전 기록을 연다. 새로 만든 보관용 사본에서 원본의 과거 이력을 찾는 것이 아니다. 목록에서 실수하기 전 시각의 버전을 선택하면 별도 창에서 내용을 볼 수 있다. 여기서 날짜뿐 아니라 실제로 잃어버린 수식이나 값을 찾는다. 오전 파일이라는 이유만으로 올바른 버전이라고 결정하면, 실수가 이미 들어간 오전 사본을 고를 수 있다.

앱에서 찾기 어렵다면 브라우저의 OneDrive에서 해당 파일을 선택하고, 우클릭 메뉴의 버전 기록을 연다. 회사 계정이라면 개인 OneDrive가 아닌 해당 회사의 파일 위치로 들어가야 한다. OneDrive 공식 절차는 원하는 버전 옆 메뉴에서 복원하는 방식이다. 회사 파일의 기록이 보이지 않으면 파일 담당자에게 원본 위치와 문서 버전 관리 설정을 함께 확인하도록 요청한다.

목록에 실수 직전의 매 순간이 들어 있지는 않다. 자동 저장은 편집 내용을 계속 저장하지만, 버전 기록에 새 항목이 추가되는 주기는 다르다. 찾은 버전에도 실수가 들어 있다면, 목록에 남아 있는 더 이른 버전을 열어 필요한 내용을 찾는다.

팀이 함께 쓰는 파일은 다른 사람도 수정 중일 수 있다. Microsoft는 전체 버전을 복원하기 전에 모두 공동 편집을 마치도록 안내한다. 담당자 한 명이 비교와 복원을 맡고, 다른 사람은 아직 반영되지 않은 입력을 따로 보관한 뒤 편집을 멈추면 이후 대조할 자료가 분명해진다. 저장 오류가 보이는 PC의 최신 입력까지 클라우드 사본에 들어 있다고 가정하지 않는다.

새로 입력한 자료도 남겨야 할 때

복원은 잘못된 셀만 골라 취소하는 명령이 아니다. 선택한 시점의 파일이 현재 파일을 대신하므로 그 뒤에 반영한 정상 수정도 현재 화면에서 빠진다. Excel의 이전 버전 복원 안내에서도 이후 업데이트가 포함되지 않는다고 설명한다. 파일 전체가 잘못 바뀌었고 이후 살릴 내용이 없다면 전체 복원이 적합하지만, 일부 가격만 되찾으려면 필요한 셀을 대조하는 편이 낫다.

다음은 설명용으로 만든 가격표다. 오전에는 품목 P-17의 단가가 15,000원이었는데 오후에 1,500원으로 잘못 저장됐다. 한편 P-28은 가격 인상에 따라 22,000원에서 24,000원으로 정상 수정됐다고 가정한다. 복구 뒤에는 P-17의 원래 가격과 P-28의 인상된 가격이 함께 남아야 한다.

현재 파일을 보관한 뒤 비교용 사본을 하나 더 만들고, 그 사본에서 P-17을 찾는다. 과거 파일에서도 같은 코드를 찾아 단가만 가져오면 P-28의 정상 인상은 남는다. 두 표의 정렬 순서가 다를 수 있으므로 ‘둘 다 12행’이라는 이유로 복사하지 않는다. 코드가 중복된다면 거래처나 적용일처럼 해당 가격을 구별할 항목까지 맞춰야 한다. 어느 값이 맞는지 불분명한 경우에는 과거 파일이라는 이유만으로 채택하지 않고 원래 견적이나 승인 자료를 확인한다.

입력한 숫자를 되찾는 경우에는 해당 셀을 복사해 홈 → 붙여넣기 → 값으로 가져올 수 있다. 다만 값 붙여넣기는 수식이 계산한 결과도 숫자로 가져온다. 원래 수식을 되살리려는 셀에 이 방법을 적용하면 앞으로 입력이 바뀌어도 그 셀이 계산되지 않는다.

수식을 복원할 때는 과거 셀의 계산식을 보고 현재 표에서도 같은 항목을 참조하는지 확인한다. 수식을 복사하면 상대 참조가 달라질 수 있다. 다른 행이나 파일로 가져온 수식은 수식 입력줄에서 참조하는 셀과 파일 이름을 살핀다. 표시된 결과가 한 번 맞았다는 것만으로 수식까지 바르게 복원됐다고 판단하지 않는다.

가상 가격표의 마무리 확인도 두 가지다. P-17이 15,000원으로 돌아왔는지 확인하고, P-28은 24,000원으로 남았는지 본다. 실제 자료에 새 품목이나 다른 시트의 수정이 있었다면 그것도 현재 보관본과 대조한다. 이 확인을 마친 뒤에야 팀이 계속 사용할 파일에 같은 수정을 반영한다. 공유 파일은 팀의 기존 링크를 유지할지 새 파일로 교체할지도 담당자와 정해, 서로 다른 파일에 입력이 이어지지 않도록 한다.

PC에만 있던 파일은 사고 전 백업을 찾는다

로컬 파일에서는 Windows의 파일 기록을 확인할 수 있다. 다만 사고 전에 백업이 설정돼 있었고 해당 폴더의 사본이 만들어져 있어야 한다. 지금 기능을 켜는 것으로 어제 파일이 생기지는 않는다. 외장 드라이브에 백업했다면 그 장치를 연결한 상태에서 찾는다.

Windows 파일 기록의 복원 절차는 파일 탐색기에서 원래 파일이 있던 폴더를 우클릭해 이전 버전 복원을 여는 것이다. 날짜를 고르고 ‘열기’의 파일 기록에서 열기로 내용을 확인한다. 현재 자료를 덮어쓰지 않으려면 ‘복원’ 옆 메뉴의 다른 위치에 복원(Restore to…)을 이용한다. 제자리 복원은 현재 파일을 교체하며 되돌릴 수 없다는 경고가 있으므로, 비교할 사본을 먼저 확보하는 편이 좋다.

회사 파일 서버에 저장했다면 PC의 목록에 과거 버전이 없더라도 서버 쪽 백업이 있는지 담당자에게 물어볼 수 있다. 이때 ‘엑셀 복구가 안 된다’는 설명보다 원래 파일 경로, 마지막으로 정상 내용을 본 시각, 잘못 저장한 시각을 전달하는 편이 필요한 사본을 찾는 데 도움이 된다. 백업 존재와 보관 범위는 실제 운영 설정을 확인해야 한다.

Excel의 자동 복구도 살펴볼 수 있지만 기대할 자료가 다르다. Office의 이전 파일 복구 안내는 AutoRecover가 켜져 있다는 조건으로 파일 → 정보 → 통합 문서 관리에서 저장하지 않고 닫았을 때의 버전을 찾거나 저장하지 않은 통합 문서 복구를 열도록 한다. 발견한 파일은 내용을 확인한 뒤 다른 이름으로 저장한다. 이 목록은 정상적으로 저장한 모든 과거 상태를 모아 놓은 보관함이 아니다.

그래서 미저장 목록이 비어 있다는 사실과 다른 백업이 없다는 결론은 같지 않다. 클라우드 원본을 수정했다면 버전 기록을, PC 파일이었다면 기존 백업을 별도로 찾아야 한다. 반대로 그 어디에도 필요한 사본이 남아 있지 않다면, 같은 복구 메뉴를 다시 여는 것만으로 저장 전 값이 나타나지는 않는다.

메일 첨부본과 원자료에서 빠진 내용을 채우기

찾은 사본이 없을 때는 메일로 보낸 첨부 파일, 동료에게 전달한 파일, 이전 보고서 작성에 사용한 원자료를 살핀다. 메일 첨부본이 지난주 것이면 그 뒤 일주일의 작업까지 되찾은 것은 아니다. 사본의 내용이 언제까지 맞는지 확인하고, 지금 파일에서 빠진 부분만 채울 근거로 사용한다.

예를 들어 잘못 저장한 단가표를 되살리지 못하더라도, 승인된 견적서에 P-17의 단가가 남아 있을 수 있다. 그 가격이 현재 적용할 가격인지 확인한 뒤 입력하면 된다. PDF 보고서의 합계만 남아 있다면 개별 품목의 수식이나 단가를 그대로 복원할 수는 없다. 확인 가능한 값은 옮기되, 아직 근거를 찾지 못한 가격에는 확인이 필요하다는 표시를 남긴다.

이번 일을 정리한 뒤에는 새 작업을 시작하는 순서도 바꿀 만하다. 지난달 파일을 열어 내용을 고친 다음 마지막에 다른 이름으로 저장하는 습관은 자동 저장이 켜져 있을 때 원본을 먼저 바꿀 수 있다. Microsoft의 사본 저장 안내처럼 수정하기 전에 파일 → 복사본 저장으로 새 파일을 만들고, 창의 파일 이름이 새 이름인지 확인한 뒤 작업한다.

복구한 파일에는 되찾은 내용뿐 아니라 그 이후의 정상 입력도 남아 있어야 한다. 원본을 되찾았다는 안도감에 비교용 사본을 모두 지우기보다, 빠진 자료까지 확인할 때까지 복구 전 파일과 참고한 과거 사본을 함께 보관하면 다시 확인할 근거가 남는다.