엑셀 공동 편집, OneDrive에 올렸는데 왜 잠길까?
동료와 함께 쓰려고 공유한 엑셀 파일이 읽기 전용으로 열린다. 편집 권한을 다시 줘도 잠금이 풀리지 않는 이유는 뭘까?
OneDrive에 올렸다는 사실만으로 Excel 파일이 동시 편집 상태가 되지는 않는다. 파일을 공유받은 계정에 편집 권한이 있어야 하고, 참여자도 공동 작성을 지원하는 앱으로 같은 원본을 열어야 한다. 누군가 지원하지 않는 데스크톱 Excel로 먼저 열었다면 다른 사람에게 잠금 메시지가 나타날 수 있다.
따라서 이미 보내 둔 링크로 두 사람이 웹용 Excel에서 편집을 시작해 보는 것이 첫 진단이다. 웹에서는 되는데 특정 PC 앱으로 열 때부터 막힌다면 그 앱의 버전·로그인·저장 상태를 조사할 수 있다. 반대로 웹에서도 보기만 가능하다면 앱을 재설치하기 전에 공유 권한과 파일 자체를 살펴볼 차례다. 다음 절차는 Windows의 Microsoft 365용 Excel과 웹용 Excel을 중심으로 한다.
첨부 파일 대신 같은 클라우드 원본을 연다
공동 편집할 파일은 OneDrive, 회사용 OneDrive 또는 SharePoint Online 문서 라이브러리에 둔다. 메일에 엑셀 파일을 붙여 보내고 각자 다운로드해 수정하면 서로 다른 사본을 편집하게 된다. 파일 이름이 같아도 한 사람의 입력이 다른 사람의 화면에 나타나지 않는 이유다. 회사 공유 드라이브의 파일과 SharePoint Online의 파일도 저장 장소가 다르므로 경로부터 확인한다.
- 브라우저에서 원본이 있는 OneDrive 또는 SharePoint Online 폴더를 열고, 함께 수정할 파일을 선택한다.
- 공유에서 링크 설정을 열어 받을 사람과 편집 권한을 지정한다. 정해진 동료에게만 보낼 자료라면 특정 사용자로 대상을 정한다.
- 링크를 복사해 전달한다. 동료는 전달받은 링크를 열고, 권한을 받은 계정으로 들어가 웹에서 편집한다.
- 두 사람이 서로 다른 빈 셀에 시험용 글자를 입력해 상대 화면에도 반영되는지 본다. 업무 값이 없는 곳에서 확인한 뒤 시험 입력은 지운다.
OneDrive의 ‘기존 액세스 권한이 있는 사용자’ 링크는 새 권한을 주지 않는다. 처음 참여하는 동료에게 이 링크만 보내면 파일을 열지 못할 수 있다. 보기 권한으로 열린 경우에는 원본 소유자가 편집 권한을 부여해야 한다. 조직에서 공유 대상을 제한해 선택지가 회색으로 보인다면 개인이 링크 모양을 바꿔 해결할 수 있는 설정이 아니다.
예를 들어 영업 담당자는 수량을, 관리 담당자는 납기일을 적는 주문표를 만든다고 하자. 두 사람이 시험 셀을 볼 수 있는지 확인한 뒤 실제 입력을 시작하면, 수십 행을 채우고 나서 서로 다른 사본이었다는 사실을 발견하는 일을 피할 수 있다. 이 시험은 연결과 기본 입력을 확인하는 예이며 매크로나 외부 데이터 새로 고침까지 시험한 것은 아니다.
한 사람만 열었는데 나머지가 잠기는 이유
Microsoft는 공동 편집 미지원 버전으로 한 명만 파일을 열어도 다른 참여자가 잠금 오류를 만날 수 있다고 설명한다. 문서가 명시한 미지원 버전에는 Excel 2016·2019·2021 LTSC가 있다. 최신 Microsoft 365용 Excel은 구독 계정으로 로그인해 사용하며, 지원 여부가 불확실한 참여자는 웹용 Excel로 열 수 있다.
파일을 잠근 사람이 자기 자신으로 표시되면 다른 PC나 기기에서 열어 둔 창을 확인한다. 이전 작업이 정상 종료되지 않아 서버에 잠금이 남을 수도 있다. 필요한 변경을 저장한 뒤 해당 파일을 모든 기기에서 닫고 몇 분 기다렸다가 원본 링크로 다시 연다. 이름이 다른 동료라면 그 사람이 저장을 마치고 닫도록 요청한다.
| 관찰한 상황 | 다음에 할 일 | 결과로 좁힐 범위 |
|---|---|---|
| 웹에서는 두 사람 모두 입력된다 | 한 명씩 데스크톱 앱으로 다시 열어 본다 | 특정 앱을 열 때 재발하는지 확인한다 |
| 웹에서도 보기만 가능하다 | 원본 소유자가 해당 계정의 편집 권한을 확인한다 | 권한 문제와 앱 문제를 분리한다 |
| 자신의 이름으로 잠겼다고 나온다 | 다른 기기의 열린 파일을 닫고 잠금 해제를 기다린다 | 남아 있던 편집 세션인지 확인한다 |
| 입력은 되지만 상대 값이 갱신되지 않는다 | 원본 링크, 자동 저장, OneDrive 동기화 중지를 확인한다 | 사본 편집인지 저장·전송 중단인지 좁힌다 |
권한을 고친 뒤에도 잠금 메시지가 남는다면 원본 링크, 오류 문구, 열린 앱의 제품명, 웹에서의 편집 결과를 파일 담당자에게 전달한다. ‘보기 권한을 편집으로 바꿨지만 Excel 2019를 연 동료가 있으면 다시 잠긴다’처럼 재발 조건을 알려 주면 권한을 반복해서 바꾸는 대신 해당 앱부터 확인할 수 있다.
파일 형식과 매크로가 바꾸는 작업 범위
공동 편집에 쓰는 통합문서는 .xlsx, .xlsm, .xlsb 형식을 지원한다. 오래된 .xls라면 원본을 보존하고 Excel의 다른 이름으로 저장에서 적절한 형식으로 사본을 만든다. 확장자 글자만 바꾸는 것은 변환이 아니다. 또한 Strict Open XML 스프레드시트 형식은 공동 편집 대상에서 제외되므로 확장자만 보고 판단하지 않는다.
매크로가 들어 있는 .xlsm이라는 이유만으로 공동 편집이 불가능한 것은 아니다. 다만 웹용 Excel은 VBA 매크로를 만들거나 실행하거나 편집하지 못한다. 매크로가 들어 있는 파일을 열어 셀을 수정하는 것과, 그 파일의 버튼을 눌러 매크로를 실행하는 것은 다른 작업이다. 기존 매크로는 웹에서 파일을 편집해도 남아 있다.
예를 들어 팀원들이 주문 수량을 채우고 담당자 한 명이 VBA로 송장을 만드는 파일이라면, 웹 입력이 성공해도 송장 생성까지 성공했다고 볼 수 없다. 입력자는 웹에서 작업하고, 매크로 담당자는 지원되는 데스크톱 앱에서 실행하는 식으로 역할을 정할 수 있다. VBA 코드 자체를 고칠 시간은 공동 입력 시간과 분리한다. Microsoft도 동시 편집 중 코드 수정은 다른 사용자의 작업을 중단시킬 수 있다고 안내한다.
오래된 설명에 나오는 ‘통합 문서 공유(레거시)’를 켜는 방법은 이번 클라우드 공동 편집과 다르다. 레거시 기능은 웹 편집을 지원하지 않고 표·차트 등의 작업에도 제약이 있다. 잠금을 풀려고 이 기능을 추가하는 대신 파일이 이미 레거시 방식으로 설정됐는지 원본 관리자와 확인한다.
자동 저장을 켜면 연습한 숫자도 원본에 남는다
자동 저장은 Microsoft 365의 클라우드 파일 변경을 작업 중 수초 간격으로 저장한다. 저장 버튼을 누르기 전까지는 동료에게 보이지 않는 임시 상태라고 생각하면 안 된다. 공동 입력을 시작할 때는 자동 저장이 켜져 있고 저장 오류가 없는지 본다. OneDrive 동기화를 일시 중지한 상태라면 다시 시작하고 전송 상태를 확인한다.
지난달 예산표를 열어 금액을 모두 지운 다음 ‘다른 이름으로 저장’을 할 생각이었다면 순서를 바꾼다. 먼저 파일 → 복사본 저장으로 이번 달 파일을 만든 뒤 제목과 금액을 고친다. Microsoft가 안내하는 이 순서는 원본에 먼저 저장되는 변경을 막는다. 새 파일을 팀의 이번 달 원본으로 쓸 경우에는 그 파일의 링크를 전달한다.
공동 편집 화면에서 같은 셀을 동시에 수정하면 일반적으로 마지막으로 저장된 변경이 남는다. ‘영업은 수량 열, 관리는 납기일 열’처럼 입력 구역을 나누면 같은 칸을 두고 경쟁할 일이 줄어든다. 두 사람이 같은 주문의 수량을 판단해야 한다면 담당자 한 명이 확정 값을 넣고, 다른 사람은 의견을 댓글로 남기는 방식이 맞다.
이 구역 분담은 업무 약속이며 셀 접근을 강제로 제한하는 권한 설정은 아니다. 예시 주문표의 수량을 10에서 12로 바꿀지 논의하는 동안, 두 사람이 각각 12와 15를 입력하면 공동 편집 기능은 어느 숫자가 실제 주문인지 판단하지 않는다. 최종 수량의 근거를 확인한 사람이 값을 확정해야 한다.
내 필터 때문에 동료의 행이 사라지지 않게 한다
여럿이 주문표를 보면서 한 사람은 서울 주문만, 다른 사람은 미납 주문만 찾을 수 있다. 각자 보기 → 시트 보기 → 새로 만들기를 선택한 다음 필터와 정렬을 적용한다. 임시 보기의 이름을 바꾸면 다음에도 같은 보기를 고를 수 있다. 공동 작업자 모두 각자의 시트 보기를 사용하면 서로의 정렬·필터에 덜 방해받는다.
시트 보기는 화면에서 행을 보는 방식을 나누는 기능이다. 그 안에서 바꾼 셀 값은 원본에 저장되고 다른 사람에게도 반영된다. 저장한 보기 이름도 공동 사용자들이 선택할 수 있다. ‘서울 담당자’ 보기에서 행을 가렸다고 다른 사람에게 그 데이터가 비공개가 되는 것은 아니다.
앞의 주문표에서 수량 입력자는 자기 담당 주문만 필터링하고 납기 담당자는 배송이 임박한 주문을 정렬할 수 있다. 이때 두 사람이 각자 선택한 행의 주문번호를 보고 입력하면, 화면상 다섯 번째 줄이라는 위치로 대화하는 혼동이 줄어든다. 같은 행 순서를 보장하는 기능이 아니라 서로 다른 정렬을 허용하는 기능이기 때문이다.
값을 누가 바꿨는지 찾는 방법
어제 맞았던 주문 수량이 달라졌다면 해당 셀을 선택하고 우클릭해 변경 내용 표시를 연다. 전체 파일은 검토 탭의 같은 기능에서 볼 수 있고, 범위나 시트로 목록을 좁힐 수 있다. 누가 언제 어느 위치를 바꿨는지와 기록된 이전 값을 확인하는 용도다. 2026년 10월 27일 확인한 Microsoft 안내는 최근 365일의 변경을 조회할 수 있다고 설명한다.
목록은 모든 화면 변화를 기록하지 않는다. 서식, 차트·개체, 피벗테이블 작업, 숨김·필터 변경은 표시 대상에서 빠진다. 글자 색이나 피벗 배치가 바뀌었는데 목록이 비어 있다는 이유로 아무도 수정하지 않았다고 단정할 수 없다. 구버전 편집이나 파일 교체로 변경 목록이 비워지는 경우도 있다.
예를 들어 주문번호 A-104의 수량만 달라졌다면 해당 셀의 기록과 실제 주문 내용을 대조해 고친다. 다른 팀원이 오전 내내 채운 납기일을 그대로 두면서 수량 하나를 바로잡을 수 있다. 파일 전체를 이전 상태로 돌리는 버전 복원은 이런 셀 단위 수정과 범위가 다르다.
업로드 실패 뒤에는 필요한 입력부터 보관한다
‘업로드 실패’나 새로 고침 권고가 나타났는데 아직 서버에 반영되지 않은 입력이 있다면, 먼저 다른 이름의 복사본으로 보관한다. 그다음 클라우드의 원본을 다시 열고 보관한 파일과 비교해 필요한 변경을 옮긴다. Microsoft의 공동 편집 복구 안내도 남겨야 할 변경이 있을 때 이 방법을 제시한다. 보관할 입력이 있는 상태에서 변경 버리기를 먼저 누르지 않는다.
사본 전체를 원본 위에 다시 업로드하면 그동안 동료가 수정한 값까지 예전 내용으로 바꿀 수 있다. 예시 주문표라면 자신의 수량 변경과 동료의 최신 납기일을 나란히 대조해 필요한 셀만 옮긴다. 복사본은 정상 파일을 통째로 교체하기 위한 파일이 아니라 전송되지 않은 입력을 되찾을 자료다.
수식이나 시트가 넓게 손상돼 과거 파일로 돌아가야 한다면 먼저 현재 상태를 사본으로 보관하고 동료들이 편집을 마치도록 한다. 원본이 있는 폴더에서 파일을 우클릭해 버전 기록을 열고, 복원하려는 시점의 내용을 확인한 뒤 해당 버전의 복원을 선택한다. 복원은 선택한 시점 이후의 변경도 되돌린다. 따라서 잘못된 수정 하나만 취소하는 버튼으로 사용하지 않는다.
복원 뒤에는 같은 원본 링크를 다시 열어 주문 수량, 최신 납기일, 합계 수식처럼 실제로 되살려야 할 값을 확인한다. 현재 상태의 사본에만 남은 정상 입력이 있다면 해당 부분을 다시 반영한 뒤 공동 입력을 재개한다.