노트북LM 공유 설정: 소스·채팅·링크 공개 범위

업무 자료를 모은 노트북에 고객이나 동료가 직접 질문하게 하면 반복 설명을 줄일 수 있다. 다만 질문 화면만 보내는 것과 원문을 읽을 권한을 막는 것은 같은 설정이 아니다. Chat View 링크는 소스와 결과물을 기본 화면에서 숨겨 대화에 집중하게 하지만, 공유 상대에게 이미 부여된 콘텐츠 접근권까지 회수하지 않는다.

노트북LM으로 알려진 서비스의 현재 공식 도움말 명칭은 Gemini Notebook이다. Google의 노트북 생성·공유 안내는 Chat View 사용자가 숨겨진 자료로 이동할 수 있다고 설명한다. 외부 공개용 질의응답을 만들 때는 원문을 숨기는 화면 옵션보다, 그 노트북에 어떤 문서를 넣었는지가 먼저 공개 범위를 결정한다.

뷰어와 편집자가 할 수 있는 일

공유 창에서 이메일을 추가할 때는 뷰어(Viewer) 또는 편집자(Editor)를 선택한다. 뷰어는 공유된 노트북의 소스 문서와 노트를 읽을 수 있다. 편집자는 이를 읽는 것에 더해 소스와 노트를 추가·제거하고, 다른 사람에게 노트북을 다시 공유할 수 있다. 질문만 할 동료에게 편집 권한을 주면 자료 관리와 재공유 권한도 함께 주는 셈이다.

공유 방식·설정	수신자에게 생기는 기능	설정으로 해결되지 않는 일
뷰어로 초대한다.	공유된 소스·노트를 읽으며 노트북을 이용한다.	원문을 감추는 방식은 아니다.
편집자로 초대한다.	소스·노트를 변경하고 다른 사람에게 재공유한다.	질문만 허용하는 권한이 아니다.
Chat View 링크를 보낸다.	자료 패널을 숨긴 채팅 중심 화면으로 들어간다.	숨긴 자료의 접근권을 완전히 회수하지 않는다.
Allow copies를 끈다.	노트북 전체를 복제하는 기능을 제한한다.	이미 접근 가능한 내용의 복사까지 막지는 않는다.

자료를 공동으로 관리할 두세 명에게는 편집 권한이 필요할 수 있다. 나머지 팀원이 절차를 찾아보고 질문하는 용도라면 뷰어로 시작하는 편이 역할에 맞는다.

팀 인수인계와 고객 FAQ를 다른 자료로 구성하기

팀 내부 인수인계용 노트북에는 업무 절차, 진행 중인 일정, 담당자 메모가 함께 들어갈 수 있다. 같은 노트북을 고객에게 Chat View로 보내면 고객용 화면은 단순해져도 그 내부 자료의 접근 문제가 사라지지 않는다. 고객용 질의응답은 고객에게 공개할 사용 설명서와 안내문만 넣은 별도 노트북으로 구성하는 것이 이 기능의 동작에 맞다.

예를 들어 제품 지원 자료와 내부 할인 조건표를 함께 읽으며 영업 답변을 준비했다고 하자. 고객이 알아야 할 것은 제품 사용법과 공개된 요금 조건이다. 고객용 노트북을 새로 만들고 그 두 자료만 소스로 추가하면, 내부 할인 조건표를 고객용 자료 집합에서 제외할 수 있다. 기존 노트북에 ‘내부 가격은 말하지 마’라는 채팅 지시를 더하는 방식으로 원문 접근을 제한할 수는 없다.

초대 전에 고객이 물을 만한 질문을 넣어 자료 범위를 점검할 수 있다. ‘환불 신청은 어디에서 하는가’, ‘이 기능을 쓰려면 어떤 요금제가 필요한가’처럼 실제 안내에 필요한 질문을 사용한다. 답에 붙은 인용을 열어 고객에게 공개할 문서가 근거인지, 문서에 해당 조건이 있는지 읽는다. 인용은 답변의 근거 위치로 이동하는 기능이므로 자료 내용과 설명을 함께 점검하기 좋다. Google의 채팅 안내가 인용을 여는 방식을 설명한다.

이 검토에서 답이 빠진다면 고객용 문서에 실제로 필요한 설명이 없는지 살핀다. 내부 문서를 통째로 추가해 답변 범위를 넓히기보다 공개할 설명을 문서로 작성해 소스에 넣으면, 이후 고객도 같은 내용을 읽을 수 있다. 생성된 답변 한 번이 적절했다고 해서 노트북 전체의 자료가 공개에 적합해지는 것은 아니다.

지정한 사람 초대와 공개 링크 만들기

지정한 동료에게 보내려면 웹에서 노트북을 열고 Share를 선택한 뒤 이메일 주소를 추가한다. 자료를 읽고 질문할 사람은 Viewer, 자료 관리도 맡을 사람은 Editor로 설정한다. 개인 Gmail 계정은 최대 50명과 공유할 수 있으며 Google Groups와의 공유는 지원하지 않는다.

누구나 링크로 들어오게 하려면 공유 설정의 접근 범위를 Anyone with a link로 바꾼다. 노트북 링크를 이용하는 사람은 Google 계정에 로그인해야 한다. 반면 공개 노트북의 소유자가 슬라이드나 오디오 등 결과물 자체를 별도 링크로 공유하면, 그 결과물은 Google 로그인 없이 볼 수 있다. 노트북에 질문하게 하려는지, 완성된 결과물만 보게 하려는지에 따라 보낼 링크가 달라진다.

고객에게 사용법을 질문하게 하려면 노트북 링크를, 이미 만든 설명 자료를 읽게 하려면 해당 결과물 링크를 전달한다. 결과물 링크를 노트북 전체 접근 링크와 같은 것으로 생각하면 로그인 안내나 제공 기능이 맞지 않을 수 있다. 공개 노트북의 자료를 수정하면 기존 공유 링크에도 변경이 반영된다. 매번 링크를 새로 배포할 필요는 없지만, 공개된 자료를 바꾸는 작업이라는 점은 그대로다. 공개 노트북 안내가 접근 방식과 수정 반영을 설명한다.

채팅 화면과 복제 허용이 바꾸는 범위

채팅 화면으로 바로 연결하려면 Share에서 ‘Copy link to chat view’를 선택해 링크를 복사한다. 수신자는 자료 패널 대신 질문에 집중하는 화면으로 들어온다. 고객용 사용 설명서만 넣은 노트북에서 이 링크를 쓰면, 첫 화면에서 여러 소스와 결과물을 찾아다니지 않고 질문을 시작할 수 있다.

Allow copies는 노트북 전체를 복제하는 기능에 관한 설정이다. 공유한 노트북에서 이 항목을 켜면 수신자가 소스와 Studio 콘텐츠를 포함한 사본을 만들 수 있다. Google은 이 복제에 채팅 기록과 노트는 포함되지 않는다고 안내한다. 항목을 끄면 노트북 복제는 제한되지만 수신자가 이미 볼 수 있는 내용을 복사하는 것까지 막지는 않는다.

설정을 바꾸려면 한 명 이상에게 공유한 노트북에서 Share를 열고 Allow copies 체크 상자를 켜거나 끈 뒤 Save로 저장한다. 복제가 허용된 노트북을 받은 사람은 상단의 Copy를 누른 다음 Create를 선택해 사본을 만든다. 복제본에 남겨야 할 안내가 노트에만 있었다면 복제에서 제외되므로, 배포할 설명은 복사되는 소스에도 포함하는 편이 맞다.

교육 자료를 배포하며 각자가 소스를 더하고 실습을 이어가게 하려면 복제를 허용할 수 있다. 반대로 담당자가 고친 최신 안내를 한 노트북에서 함께 읽는 운영이라면 전체 복제 기능을 제한하는 선택이 맞는다. 개인별로 이어 쓸 자료인지, 한곳에서 관리할 안내인지에 따라 설정의 목적이 달라진다.

개인 채팅 기록과 공유 노트

노트북에 들어온 사람끼리 같은 자료를 읽으면서 각자 다른 질문을 할 수 있다. 현재 Google 도움말은 Gemini Notebook 자체의 채팅 기록을 사용자 개인에게 비공개로 유지한다고 설명한다. 채팅 패널의 더 보기 메뉴에서 Delete Chat History를 선택하면 자신의 기록을 지울 수 있다. 이 설명은 노트북 안에서 나눈 대화에 해당한다.

답변의 Save to note를 누르면 그 답을 노트로 저장한다. 표와 인용 링크도 함께 유지되므로 팀이 다시 볼 만한 설명을 남기기 좋다. 다만 공유 노트북의 뷰어가 읽을 수 있는 대상에는 노트도 포함된다. 개인 채팅에서 잠깐 검토한 내용과 팀에 남긴 노트는 저장 위치가 달라지는 순간 공개 범위가 달라질 수 있다.

예를 들어 담당자가 인수인계 절차를 질문한 뒤 확정된 순서를 노트로 저장하면 동료도 읽을 수 있는 설명 자료가 된다. 반대로 아직 검토 중인 인사나 고객 관련 메모를 같은 곳에 남기면 노트의 수신자 범위에 들어간다. 개인 대화 전체를 동료와 공유하지 않고 유용한 답만 남기려는 경우에는, 저장할 답변의 문장과 인용을 읽고 필요한 내용만 노트로 작성하는 방식이 맞다.

Drive 원문 변경과 새 답변에 쓰이는 자료

Google Drive에서 가져온 소스는 현재 자동으로 갱신된다. Google은 몇 분 간격으로 동기화되며 노트북을 열 때도 원문 변경이 반영된다고 설명한다. 급히 최신 내용을 가져오려면 해당 소스를 열고 Click to sync with Google Drive를 사용할 수 있다. 이전에 올린 안내문이 그대로 남는다고 가정하면 공유 상대가 읽는 내용을 잘못 예상할 수 있다. 소스 가져오기 안내에 갱신 방식이 나와 있다.

이 동작은 내부 문서와 고객용 문서를 나누는 이유를 하나 더 만든다. 오늘 공개해도 되는 Drive 문서에 내일 내부 조건을 덧붙이면, 연결된 노트북의 소스도 바뀔 수 있다. 고객용 원문을 따로 관리하면 내부 업무 문서의 다음 수정이 고객에게 보일 자료로 흘러들어가는 일을 줄일 수 있다.

Drive 파일은 가져오는 계정에 보기 이상의 권한이 있어야 한다. 파일 접근권을 잃거나 원본이 삭제되면 노트북에서 그 소스를 읽거나 사용할 수 없게 된다. 비활성 소스는 한도에는 포함되지만 채팅이나 새 Studio 결과물 생성의 근거로 쓰이지 않는다. 따라서 팀원이 이전과 다른 답을 받는다면, 문서 내용뿐 아니라 관련 소스가 여전히 접근 가능한 상태인지도 살필 수 있다.

원문 갱신과 이미 배포한 결과물의 재작성은 같은 작업이 아니다. 요금표를 바꿨다면 새 질문의 인용이 최신 조건을 가리키는지 읽고, 이미 공유한 보고서나 설명 자료에도 이전 조건이 남아 있는지 확인한다. 수정된 소스가 존재한다는 사실만으로 이미 내려받은 문서까지 바뀌지는 않는다.

내보낸 문서와 공개 중단 뒤 남는 파일

보고서를 Docs로, 표를 Sheets로 내보내면 그 파일의 공유 권한은 노트북에서 자동으로 이어지지 않는다. 내보낸 파일의 공유 창에서 수신자를 별도로 설정해야 한다. 파일에서 문장을 고쳐도 원래 노트북 콘텐츠가 자동 수정되지 않는다. 팀이 노트북과 내보낸 문서를 함께 사용한다면 어느 쪽을 수정했는지에 따라 다른 사람이 보게 될 내용도 달라진다.

공개 노트북을 더 이상 링크로 열지 못하게 하려면 공유 설정을 Restricted로 돌린다. Google은 노트북을 비공개로 바꾸거나 삭제하면 공개 접근 링크가 작동하지 않게 된다고 안내한다. 이미 상대가 내려받거나 복사한 파일까지 이 설정이 회수하는 것은 아니다. 별도로 공유한 Docs·Sheets도 해당 파일에서 접근 권한을 조정해야 한다.

피드백 제출은 공유 링크를 보내는 것과 다른 경로로 자료를 전달한다. Google의 개인정보 안내에 따르면 개인 계정에서 좋아요·싫어요 피드백을 보내면 관련 질문, 소스, 업로드, 출력 등이 수집돼 사람의 검토 대상이 될 수 있다. Workspace·Education 사용자의 업로드·질문·모델 답변은 피드백을 보내도 사람이 검토하거나 AI 학습에 사용하지 않는다고 안내한다. 이런 처리 조건과 별개로, 노트북에서 뷰어로 초대한 사람에게는 공유 자료를 읽을 권한이 부여된다.